InDesign-Template mit Daten aus Tabelle füttern

Daten aus Exceltabellen können in InDesign importiert werden. Das kann eine Menge an stupider Copy&Paste-Arbeit ersparen.

Voraussetzungen

• InDesign CS5 oder höher
• LibreOffice Calc (7.0+)
  • Excel sollte auch funktionieren, analoge Einstellungen selbst finden

1 Daten exportieren

aus Googlesheets oder Excel: als xls oder csv abspeichern

2 Daten in LibreOffice aufbereiten

• öffnen
• Sicherstellen, dass alle Spalten benannt sind (Beschriftung erste Zeile)
• Zeilenumbrüche in Textfeldern (`\n`) suchen und durch `¶` ersetzen

  • 

• weitere Rohdatenkorrekturen durchführen
  • z. B. Sekunden in Zeiten löschen: `:00:00` suchen und durch `:00` ersetzen
• als Tab-getrennte CSV-Datei mit Unicode (UTF-16)-Kodierung abspeichern als
  YYMMDD_Dateiname_Unicode-UTF16_tab_no-line-breaks.csv

3 Daten in InDesign importieren

• Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung öffnen
• Kontextmenü: "Datenquelle auswählen"
• CSV-Datei auswählen
• Vorschau überprüfen
• "Zusammengeführtes Dokument erstellen"

4 Korrekturen in InDesign

• in InDesign die Zeilenumbrüche mit Suchen/Ersetzen (Strg+F) wiederherstellen
  • mit ^7 für Abssatzsymbol und ^p für Absatz
    

    

• automatisch erstellte Seiten auf Fehler überprüfen, ggf. redaktionell bearbeiten, schick machen

Troubleshooting

LibreOffice: Spalten werden nicht korrekt erkannt, alle Daten sind hintereinander in der ersten Spalte

→ beim CSV-Import korrektes Trennzeichen einstellen (bei GSheets CSV-Download: Komma)

LibreOffice: Spalten werden nicht korrekt erkannt, Text wird auf mehrere Spalten aufgeteilt

→ beim CSV-Import korrektes Trennzeichen einstellen (bei GSheets CSV-Download: Komma), darauf achten, dass ggf. Kommas und Umbrüche enthaltender Text mit Anführungszeichen umschlossen ist (z. B. `"hier ist, manchmal, ein komplexer satzbau"`)

InDesign: Es erscheint nichts in der Datenzusammenführung, auch keine Fehlermeldung

→ UTF-16-kodiert abspeichern

InDesign: Umlaute und Sonderzeichen werden nicht korrekt dargestellt

→ CSV UTF-16-kodiert abspeichern, beim Import in InDesign unter Importoptionen "Unicode", nicht "ASCII" auswählen.

InDesign: Daten erscheinen, aber an willkürlichen Orten

evtl. werden Kommas und Zeilenumbrüche von InDesign als Spaltentrenner gelesen.

→ Zeilenumbrüche in LibreOffice Suchen und ersetzen, tabgetrennte CSV (UTF-16) abspeichern