E-Mail

• Mail-Account (mit Postfach) einrichten
• Alias-Absende-Adresse einrichten
• Abwesenheitsnachricht einstellen
• Prozess E-Mail-Archivierung
• E-Mails kommen zeitverzögert an
• Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

Mail-Account (mit Postfach) einrichten

Ihr braucht dazu:

• ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. Thunderbird
• ein eigenes Postfach auf dem UDMedia-Mailserver, auf das eure xy@hausderstatistik.org bzw. xy@zusammenkunft.berlin-Adressen geleitet werden (wenn noch nicht eingerichtet: →admin@zusammenkunft.berlin)
  • ein Passwort (von Admin vergeben)

Serverdaten

@hausderstatistik.org

Hostname:	mail.ud24.udmedia.de
Port:	143 (Posteingangsserver, IMAP) 587 (Postausgangsserver, SMTP)
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

@zusammenkunft.berlin, @hausdermaterialisierung.org, @andersbauen.berlin

Hostname:	mail.ud25.udmedia.de
Port:	143 (Posteingangsserver, IMAP) 587 (Postausgangsserver, SMTP)
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

Einrichtung in Thunderbird (v91.3)

1. Datei > Neu > Bestehendes E-Mail-Konto (oder Extras > Konteneinstellungen > Konten-Aktionen > E-Mail-Konto hinzufügen )
2. Vorname/Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben

   

3. automatische Einrichtung klappt? → "IMAP" auswählen. Fertig! 🙂
   
   
4. Falls automatische Einrichtung nicht: klappt: "Manuell einrichten" anklicken und Einstellungen manuell vornehmen, mit den Daten aus den folgenden Abschnitten.

Postfach-Einstellungen bei @zusammenkunft-Adresse

Posteingangsserver (IMAP)

Hostname:	mail.ud25.udmedia.de
Port:	143
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

Postausgangsserver (SMTP)

Hostname:	mail.ud25.udmedia.de
Port:	587
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

Postfach-Einstellungen bei @hausderstatistik-Adresse

Posteingangsserver (IMAP)

Hostname:	mail.ud24.udmedia.de
Port:	143
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

Postausgangsserver (SMTP)

Hostname:	mail.ud24.udmedia.de
Port:	587
Verbindungssicherheit:	STARTTLS
Authentifizierungsmethode:	Passwort (normal)

Einrichtung in Apple Mail

1. Mail > Account hinzufügen ... > Anderer Mail-Account ...
   
2. Name, Email-Adresse und Passwort eingeben
3. Fehlermeldung erscheint: „Accountname/Passwort konnte nicht überprüft werden.“ (= normales Verhalten)
4. Bei „Server für eintreffende E-Mails“ und „Server für ausgehende E-Mails“ mail.ud25.udemedia.de eintragen (für @zusammenkunft.berlin und @andersbauen.berlin)

Konfiguration

Analog zu Thunderbird – das Eingabefenster für die Mailkonto-Daten sieht jedoch ggf. etwas anders aus:

Die Verwendung von mail.zusammenkunft.berlin kann u.U. Fehlermeldungen wegen des Sicherheitszertifikats verursachen. Es gibt zwei Workarounds:

1. Ausnahme hinzufügen – gegebenenfalls Zertifikat herunterladen, im Apple-Schlüsselbund hinterlegen und auf "immer vertrauen" umstellen. Mehr dazu bei Apple, z.B. Mail auf deinem Mac kann das Zertifikat eines Servers nicht überprüfen / Ändern der Vertrauenseinstellungen für ein Zertifikat mit der Schlüsselbundverwaltung auf dem Mac)
2. Mailserver mail.ud25.udmedia.de verwenden.

Verbindungseinstellungen automatisch verwalten muss ggf. deaktiviert werden. 
(Mail > Einstellungen > Accounts)

 

 

 

 

 

Alias-Absende-Adresse einrichten

Ihr habt eine Weiterleitung von eurer Kürzel-Adresse xy@zusammenkunft.berlin bzw. xy@hausderstatistik.org an eure persönliche E-Mail-Adresse eingerichtet bekommen, könnt aber noch nicht von dieser Adresse versenden? Mit dieser Anleitung könnt ihr euch die Adresse als Absende-Adresse einrichten.

Das ganze funktioniert über einen Alias bzw. eine Identität, das bedeutet: ihr versendet die Mail über unseren Mailserver, ohne dass ihr ein persönliches Postfach habt – wie, wenn ihr in einer fremden Stadt einen Brief abschickt und trotzdem eure eigene Adresse als Absender eintragt.

Ihr braucht dazu:

• ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. Thunderbird
• ein bereits eingerichtetes Mehrbenutzer-Postfach der Domain eurer Kürzel-Adresse, also z. B. werkstatt@hausderstatistik.org für xy@hausderstatistik.org oder vorstand@zusammenkunft.berlin für xy@zusammenkunft.berlin

Einrichtung in Thunderbird (v78.10)

1. Extras > Konteneinstellungen
2. in der linken Spalte das Mehrbenutzer-Konto (z. B. werkstatt@) auswählen
3. Identität hinzufügen (Weitere Identitäten …)
4. Name & E-Mail-Adresse mit eurem Kürzel eintragen: xy@zusammenkunft.berlin / xy@hausderstatistik.org
5. Den Tab Kopien & Ordner konfigurieren
   

   • → eure gesendeten Nachrichten/Entwürfe im eurem persönlichen Postfach (falls vorhanden) oder neu erstellten lokalen Ordnern speichern lassen, sonst sind diese für alle Postfachnutzenden einsehbar!

     

     
     
6. die eingerichtete Identität ggf. als Standard festlegen
   

   

 

Fertig! 🙂

Einrichtung in Apple Mail

Die Schritte im Abschnitt A sind nur notwendig, wenn der Vorstandsaccount nicht eingerichtet ist.
→ Direkt zu Abschnitt B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

A) Einrichtung zusammenkunft.berlin-SMTP-Postausgangsserver

1. Mail > Einstellungen > Accounts
   
2. Tab Servereinstellungen , Dropdown-Menü anklicken
   

    

3. SMTP-Serverliste bearbeiten ...
   
   
   
4. Auf + klicken,
   Haken entfernen bei "Verbindungseinstellungen automatisch verwalten"
   

   

5. Folgende Account-Daten eintragen:
   

   Benutzername:	info@zusammenkunft.berlin
   Passwort:	[siehe Zugangsdaten, zukünftig auf keys.zusammenkunft.berlin]
   Hostname:	mail.ud25.udmedia.de
   Port:	587 (TLS)
   Authentifizierung:	Passwort

   

6. mit OK bestätigen.

 

B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

macOS 10.12 Sierra

Anleitung von posteo.de

 

Abwesenheitsnachricht einstellen

Im Webmail

1. Im Webmail-Portal einloggen
2. Unter Einstellungen > Abwesenheit die Nachricht eingeben

 

Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens

Problem

• E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
• zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

Ziel

• E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
• Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
• Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.

pragmatischer Grauzonen-Prozess

• E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
• große Anhänge werden „abgetrennt“
  • abspeichern im Mail-Archiv-Ordner in der Cloud
    
    • automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
      Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
    • YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung // z.B.
    • 2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
  • = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
  • nach Ablage: Anhang löschen

archivierte Anhänge wieder auffinden:

1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX

 

E-Mails kommen zeitverzögert an

Wenn E-Mails 10–15 min verzögert ankommen, liegt das am Greylisting:

Greylisting ist eine effektive Methode, um Spam-E-Mails auszufiltern. Spammer schicken in der Regel eine Spam-E-Mail nur einmalig. Korrekt arbeitende Mailserver versenden allerdings E-Mails nicht nur einmal, wodurch der zweite Zustellversuch innerhalb kurzer Zeit erfolgt. Wenn das Absender-Empfänger-Paar in den letzten 30 Tagen keinen Kontakt hatte, wird nun eine eintreffende E-Mail einmalig verzögert. Sie erhalten diese dann, sobald der Absender-Mailserver die E-Mail erneut verschickt hat. Sobald das Absender-Empfänger-Paar unserem Mailserver bekannt ist, werden E-Mails nicht mehr verzögert.

Wir empfehlen die Einstellungen zu aktivieren, auch wenn es dadurch zu einigen verzögerte E-Mails kommen wird.

(UDMedia)

Greylisting kann bei Bedarf durch die Admins im Kundenmenü deaktiviert werden.

Mehr Infos (UDMedia): Greylisting: Verzögerte E-Mails bei aktiviertem Spamfilter

Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

Update 2021-08-17

Revisionssicher ist auch, wenn Dokumente auf einem Datenträger gespeichert werden, bei dem eine Änderung nazu ausgeschlossen ist. Konkret. Wenn Du Deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen auf eine Jahres-CD brennst und diese in einem Banksafe oder anderen pysikalischen Ort speicherst (Diebstahl, Brand usw.) dann ist dem Gesetz genüge getan.

Bei einem Selbstständigen und kleinem Betrieb ist die Anzahl der Mails die revisionssicher archiviert werden müssen sehr überschaubar, so daß es reicht diese mit einem Plugin, wie bei ecoDMS ins Archiv zu schicken, oder sie mittels PDF druck auf die Jahres-CD.

Quelle: Jens Falk, Hostsharing-Liste

Steuerrecht (GoBD)

Grundlage: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

aktuelle Fassung: BFM

Betroffen sind etwa folgende Inhalte:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
• sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis (Bitkom-Broschüre)

1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
   • = E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
   • Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen.
3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
4. 4 E-Mail lediglich als Transportmittel
   • wenn keine Zusatzinfo im E-Mail-Text: Sicherung des Anhangs reicht
5. E-Mails sind zu indexieren
   • eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss hergestellt sein
6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
   • die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus
   • Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme [bietet sich an] für Nachweis der Unveränderbarkeit / Nachvollzug von Änderungen
7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
   • Dateianhänge müssen maschinell auswertbar bleiben
   • Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
   • versionierte Verfahrensdokumentation mit Ausführungen, wie die in GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt werden
   • für „sachverständige Dritte“ nachvollziehbar

Elektronische Archivierung und GoBD (Bitkom-Broschüre)

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Handelsgesetzbuch (HGB)

_„_Auch das Handelsgesetzbuch enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: ‚Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.‘“

„Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails […].“

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

→ weniger weitreichend als steuerrechtliche Vorschriften