# E-Mail

Die gute alte E-Mail. Totgesagte leben länger!

# Mail-Account (mit Postfach) einrichten

Ihr braucht dazu:

- ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. [Thunderbird](https://www.thunderbird.net/de/)
- ein eigenes Postfach auf dem UDMedia-Mailserver, auf das eure `xy@hausderstatistik.org` bzw. `xy@zusammenkunft.berlin`-Adressen geleitet werden (wenn noch nicht eingerichtet: →<admin@zusammenkunft.berlin>) 
    - ein Passwort (von Admin vergeben)

## Serverdaten

<details data-tc-id="w-0.5403415683963104" id="bkmrk-%40hausderstatistik.or" tc-textcontent="true"><summary>@hausderstatistik.org</summary>

<canvas class="lt-highlighter__canvas" height="95" style="display: none; top: 23px !important; left: 410px !important;" width="71"></canvas><table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.zusam" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.**ud24**.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143 (Posteingangsserver, IMAP)  
587 (Postausgangsserver, SMTP)  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

</details><details data-tc-id="w-0.20724896579655983" id="bkmrk-%40zusammenkunft.berli" tc-textcontent="true"><summary>@zusammenkunft.berlin, @hausdermaterialisierung.org, @andersbauen.berlin</summary>

<canvas class="lt-highlighter__canvas" height="95" style="display: none; top: 23px !important; left: 410px !important;" width="71"></canvas><table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.ud25." style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.**ud25**.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143 (Posteingangsserver, IMAP)  
587 (Postausgangsserver, SMTP)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

</details>## Einrichtung in Thunderbird (v91.3)

1. `Datei` &gt; `Neu` &gt; `Bestehendes E-Mail-Konto` (oder `<span style="font-weight: 400;">Extras</span>`<span style="font-weight: 400;"> &gt; </span>`<span style="font-weight: 400;">Konteneinstellungen</span>` &gt; `Konten-Aktionen` &gt; `E-Mail-Konto hinzufügen` )
2. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Vorname/Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben</span></span>[![image-1637584797440.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584797440.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584797440.png)
3. <span style="font-weight: 400;">automatische Einrichtung klappt? → "IMAP" auswählen. **Fertig!** **🙂** </span>
4. <span style="font-weight: 400;">Falls automatische Einrichtung nicht: klappt: "Manuell einrichten" anklicken und Einstellungen manuell vornehmen, mit den Daten aus den folgenden Abschnitten.</span>

### Postfach-Einstellungen bei @zusammenkunft-Adresse

#### Posteingangsserver (IMAP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.ud25.-1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

#### Postausgangsserver (SMTP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.zusam-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">587</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

[![image-1637583215625.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637583215625.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637583215625.png)

### Postfach-Einstellungen bei @hausderstatistik-Adresse

#### Posteingangsserver (IMAP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.hausd" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

#### Postausgangsserver (SMTP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.hausd-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">587</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

[![image-1637584130742.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584130742.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584130742.png)

## Einrichtung in Apple Mail

1. `Mail` &gt; `Account hinzufügen ...` &gt; `Anderer Mail-Account ...`
2. Name, Email-Adresse und Passwort eingeben
3. Fehlermeldung erscheint: „<span style="color: rgb(224, 62, 45);">Accountname/Passwort konnte nicht überprüft werden.</span>“ (= normales Verhalten)
4. Bei „Server für eintreffende E-Mails“ und „Server für ausgehende E-Mails“ `mail.ud25.udemedia.de` eintragen (für @zusammenkunft.berlin und @andersbauen.berlin)[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-10/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-10/grafik.png)

### Konfiguration

Analog zu Thunderbird – das Eingabefenster für die Mailkonto-Daten sieht jedoch ggf. etwas anders aus:

[![image-1637584416048.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584416048.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584416048.png)

Die Verwendung von mail.zusammenkunft.berlin kann u.U. Fehlermeldungen wegen des Sicherheitszertifikats verursachen. Es gibt zwei Workarounds:

1. Ausnahme hinzufügen – gegebenenfalls Zertifikat herunterladen, im Apple-Schlüsselbund hinterlegen und auf "immer vertrauen" umstellen. Mehr dazu bei Apple, z.B. [Mail auf deinem Mac kann das Zertifikat eines Servers nicht überprüfen](https://support.apple.com/de-de/guide/mail/mlhlp1130/mac) / [Ändern der Vertrauenseinstellungen für ein Zertifikat mit der Schlüsselbundverwaltung auf dem Mac](https://support.apple.com/de-de/guide/keychain-access/kyca11871/mac))
2. Mailserver `mail.ud25.udmedia.de` verwenden.

<p class="callout warning">*Verbindungseinstellungen automatisch verwalten* muss ggf. deaktiviert werden.   
(Mail &gt; Einstellungen &gt; Accounts)  
</p>

# Alias-Absende-Adresse einrichten

Ihr habt eine Weiterleitung von eurer Kürzel-Adresse `xy@zusammenkunft.berlin` bzw. `xy@hausderstatistik.org` an eure persönliche E-Mail-Adresse eingerichtet bekommen, könnt aber noch nicht von dieser Adresse versenden? Mit dieser Anleitung könnt ihr euch die Adresse als **Absende-Adresse einrichten**.

Das ganze funktioniert über einen *Alias* bzw. eine *Identität,* das bedeutet: ihr versendet die Mail über unseren Mailserver, ohne dass ihr ein persönliches Postfach habt – wie, wenn ihr in einer fremden Stadt einen Brief abschickt und trotzdem eure eigene Adresse als Absender eintragt.

Ihr braucht dazu:

- ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. [Thunderbird](https://www.thunderbird.net/de/)
- ein bereits eingerichtetes Mehrbenutzer-Postfach der Domain eurer Kürzel-Adresse, also z. B. *werkstatt@hausderstatistik.org* für `xy@hausderstatistik.org` oder *vorstand@zusammenkunft.berlin* für `xy@zusammenkunft.berlin`

## Einrichtung in Thunderbird (v78.10)

1. `<span style="font-weight: 400;">Extras</span>`<span style="font-weight: 400;"> &gt; </span>`<span style="font-weight: 400;">Konteneinstellungen</span>`
2. <span style="font-weight: 400;">in der linken Spalte das Mehrbenutzer-Konto (z. B. werkstatt@) auswählen</span>
3. <span style="font-weight: 400;">Identität hinzufügen (</span>`<span style="font-weight: 400;">Weitere Identitäten …</span>`<span style="font-weight: 400;">)</span>[![image-1620149513243.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149513243.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149513243.png)
4. <span style="font-weight: 400;">Name &amp; E-Mail-Adresse mit eurem Kürzel eintragen: xy@zusammenkunft.berlin / xy@hausderstatistik.org[![image-1620149564933.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149564933.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149564933.png)</span>
5. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Den Tab `Kopien & Ordner` konfigurieren  
    </span></span></span>
    - <p class="callout warning"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">→ eure gesendeten Nachrichten/Entwürfe im eurem persönlichen Postfach (falls vorhanden) oder neu erstellten lokalen Ordnern speichern lassen, sonst sind diese für alle Postfachnutzenden einsehbar![![image-1620149645174.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149645174.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149645174.png)</span></span></span></p>
        
        [![image-1620150023230.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150023230.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150023230.png)
        
        <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">  
        </span></span></span>
6. <span style="font-weight: 400;">die eingerichtete Identität ggf. </span>`<span style="font-weight: 400;">als Standard festlegen</span>`<span style="font-weight: 400;">  
    </span>[![image-1620150105568.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150105568.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150105568.png)

**Fertig!** **🙂**

## Einrichtung in Apple Mail

Die Schritte im Abschnitt A sind nur notwendig, wenn der Vorstandsaccount nicht eingerichtet ist.  
→ Direkt zu Abschnitt [B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/werkzeuge/page/alias-absende-adresse-einrichten#bkmrk-einrichtung-des-alia)

### A) Einrichtung zusammenkunft.berlin-SMTP-Postausgangsserver

1. <span style="font-weight: 400;">`Mail` &gt; `Einstellungen` &gt; `Accounts`  
    </span>
2. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Tab `Servereinstellungen` , Dropdown-Menü anklicken[![image-1620150449962.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150449962.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150449962.png)  
    </span></span>
3. <span style="font-weight: 400;">`SMTP-Serverliste bearbeiten ...`  
    [![image-1620150623219.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150623219.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150623219.png)  
      
    </span>
4. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Auf `+` klicken,   
    Haken entfernen bei "Verbindungseinstellungen automatisch verwalten"  
    </span></span>[![image-1620150711760.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150711760.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150711760.png)
5. Folgende Account-Daten eintragen:  
    <table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Benutzername:</span>
    
    </td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">info@zusammenkunft.berlin</span>
    
    </td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Passwort:</span><span style="font-weight: 400;"> </span></td><td style="width: 70.3694%;">\[siehe Zugangsdaten, zukünftig auf [keys.zusammenkunft.berlin](https://doku.zusammenkunft.berlin/keys.zusammenkunft.berlin)\]</td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Hostname: </span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">mail.ud25.udmedia.de</span></td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Port:</span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">587 (TLS)</span></td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Authentifizierung:</span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">Passwort</span></td></tr></tbody></table>
    
    [![image-1620151426469.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620151426469.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620151426469.png)
6. <span style="font-weight: 400;">mit `OK` bestätigen.</span>

### B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

**macOS 10.12 Sierra**

Anleitung von [posteo.de](https://posteo.de/hilfe/e-mail-alias-in-os-x-mail-nutzen)

<div id="bkmrk-klicken-sie-in-der-m"><div>1. Klicken Sie in der **Menü-Leiste** auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Mail</span>.
2. Öffnen Sie die <span class="wm-help wm-btn-gray">Einstellungen</span>.

</div></div><div id="bkmrk-"><div><div>[![Klicken Sie in Apple Mail in der Menü-Leiste auf "Mail" und dort auf "Einstellungen".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/1-email-alias-in-macos%E2%80%9310_12-einstellungen-oeffnen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/1-email-alias-in-macos%E2%80%9310_12-einstellungen-oeffnen.png "Klicken Sie in Apple Mail in der Menü-Leiste auf "Mail" und dort auf "Einstellungen".")</div></div></div><div id="bkmrk--0"></div><div id="bkmrk--1"></div><div id="bkmrk-klicken-sie-auf-acco"><div>3. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Accounts</span>.
4. Öffnen Sie <span style="text-decoration: line-through;">Ihr Posteo-E-Mail-Konto</span> das **ZUsammenKUNFT-E-Mail-Konto**.
5. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Accountinformationen</span>.
6. Klicken Sie bei **E-Mail-Adresse** auf das Auswahlmenü.
7. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">E-Mail-Adressen bearbeiten</span>.

</div></div><div id="bkmrk--2"><div><div>[![Öffnen Sie "Accounts" und wählen Sie Ihre Posteo-Adresse aus. Unter "Accountinformationen" klicken Sie auf das Auswahlmenü neben "E-Mail-Adresse" und dort auf "E-Mail-Adressen bearbeiten ...".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/2-email-alias-in-macos-10_12-accounts-oeffnen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/2-email-alias-in-macos-10_12-accounts-oeffnen.png "Öffnen Sie "Accounts" und wählen Sie Ihre Posteo-Adresse aus. Unter "Accountinformationen" klicken Sie auf das Auswahlmenü neben "E-Mail-Adresse" und dort auf "E-Mail-Adressen bearbeiten ...".")</div></div></div><div id="bkmrk--3"></div><div id="bkmrk--4"></div><div id="bkmrk-klicken-sie-auf-das-"><div>8. Klicken Sie auf das kleine **Plus-Zeichen** unten links.
9. Geben Sie unter *E-Mail-Adresse* Ihre **Alias-E-Mail-Adresse** (`xy@zusammenkunft.berlin`) ein und ggf. unter *Voller Name* einen Namen ein, den Sie als **Absender-Namen** nutzen möchten.
10. Bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf `<span class="wm-help wm-btn-gray">OK</span>`.

</div></div><div id="bkmrk--5"><div><div>[![Fügen Sie über das "Plus-Zeichen" unten links eine neue Adresse hinzu. Geben Sie Ihre Alias-Adresse und ggf. einen Absende-Namen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit "OK".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/3-email-alias-in%E2%80%93macos-10_12-alias-eintragen-name-waehlen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/3-email-alias-in%E2%80%93macos-10_12-alias-eintragen-name-waehlen.png "Fügen Sie über das "Plus-Zeichen" unten links eine neue Adresse hinzu. Geben Sie Ihre Alias-Adresse und ggf. einen Absende-Namen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit "OK".")</div></div></div><div id="bkmrk-sie-haben-ihren-alia"><div>11. Sie haben Ihren Alias erfolgreich in Apple Mail eingerichtet. Sie können ihn jetzt im E-Mail-Editor als Absender auswählen, indem Sie unter **Von** auf das Auswahlmenü klicken und den Alias dort auswählen (12).[![Wählen Sie Ihren Alias im Apple Mail E-Mail-Editor über das Auswahlmenü neben "Von" als Absender aus.](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/4-email-alias-in-macos-10_12-alias-auswaehlen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/4-email-alias-in-macos-10_12-alias-auswaehlen.png "Wählen Sie Ihren Alias im Apple Mail E-Mail-Editor über das Auswahlmenü neben "Von" als Absender aus.")

</div></div><div id="bkmrk--6"><div><div></div></div></div>

# Abwesenheitsnachricht einstellen

### Im Webmail

1. Im [Webmail-Portal](https://ssl.lux01.de/roundcube/) einloggen
2. Unter *Einstellungen &gt; Abwesenheit* die Nachricht eingeben

[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-12/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-12/grafik.png)

# Prozess E-Mail-Archivierung

*Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens*

## Problem

- E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
- zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

## Ziel

- E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
- Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
- Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

*Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer [gesetzeskonformen](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/e-mail/page/recherche-e-mail-archivierung-gesetzliche-anforderungen) "professionellen Archivierung" kompatibel.*

## pragmatischer Grauzonen-Prozess

- E-Mails älter als 2 Jahre werden \[manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?\] archiviert
- große Anhänge werden „abgetrennt“ 
    - abspeichern im **Mail-Archiv-Ordner** in der Cloud  
        
        - automatische Benennung nach einheitlichem Schema:   
            Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
        - `YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung` // z.B.
        - `2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg`
    - = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
    - **nach Ablage: Anhang löschen**

### archivierte Anhänge wieder auffinden:

1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

### Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

`ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX`

### Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

`HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX`

# E-Mails kommen zeitverzögert an

Wenn E-Mails 10–15 min verzögert ankommen, liegt das am *Greylisting*:
>Greylisting ist eine effektive Methode, um Spam-E-Mails auszufiltern. Spammer schicken in der Regel eine Spam-E-Mail nur einmalig. Korrekt arbeitende Mailserver versenden allerdings E-Mails nicht nur einmal, wodurch der zweite Zustellversuch innerhalb kurzer Zeit erfolgt. **Wenn das Absender-Empfänger-Paar in den letzten 30 Tagen keinen Kontakt hatte, wird nun eine eintreffende E-Mail einmalig verzögert.** Sie erhalten diese dann, sobald der Absender-Mailserver die E-Mail erneut verschickt hat. Sobald das Absender-Empfänger-Paar unserem Mailserver bekannt ist, werden E-Mails nicht mehr verzögert. \
\
Wir empfehlen die Einstellungen zu aktivieren, auch wenn es dadurch zu einigen verzögerte E-Mails kommen wird.

(UDMedia)

Greylisting kann bei Bedarf durch die Admins im [Kundenmenü](https://login.udmedia.de/mail/#spamfilter) deaktiviert werden.

Mehr Infos (UDMedia): [**Greylisting: Verzögerte E-Mails bei aktiviertem Spamfilter**](https://hilfe.udmedia.de/e-mail/e-mail-postfaecher/greylisting-verzoegerte-e-mails-bei-aktiviertem-spamfilter/)

# Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

### Update 2021-08-17

> Revisionssicher ist auch, wenn Dokumente auf einem Datenträger gespeichert werden, bei dem eine Änderung nazu ausgeschlossen ist. Konkret. Wenn Du Deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen auf eine Jahres-CD brennst und diese in einem Banksafe oder anderen pysikalischen Ort speicherst (Diebstahl, Brand usw.) dann ist dem Gesetz genüge getan.
> 
> Bei einem Selbstständigen und kleinem Betrieb ist die Anzahl der Mails die revisionssicher archiviert werden müssen sehr überschaubar, so daß es reicht diese mit einem Plugin, wie bei ecoDMS ins Archiv zu schicken, oder sie mittels PDF druck auf die Jahres-CD.

[Quelle: Jens Falk, Hostsharing-Liste](https://lists.hostsharing.net/archiv/support/2021-June/067909.html)

### Steuerrecht (GoBD)

Grundlage: *Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff **(GoBD)***

aktuelle Fassung: [BFM](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)

Betroffen sind etwa folgende Inhalte:

- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
- sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

(Quelle: [https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/](https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/))

#### E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis [(Bitkom-Broschüre)](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html)

1. **E-Mails sind aufbewahrungspflichtig**
    - *= E-Mails mit der **Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs***
2. **E-Mails sind elektronisch aufzubewahren**
    - *Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen*.
3. **Dateianhänge sind im Original aufzubewahren**
4. **4 E-Mail lediglich als Transportmittel**
    - *wenn keine Zusatzinfo im E-Mail-Text: Sicherung des Anhangs reicht*
5. **E-Mails sind zu indexieren**
    - *eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss hergestellt sein*
6. **E-Mails sind unverändert zu archivieren**
    - *die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus*
    - *Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme \[bietet sich an\] für Nachweis der Unveränderbarkeit / Nachvollzug von Änderungen*
7. **Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben**
    - Dateianhänge müssen maschinell auswertbar bleiben
    - Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
8. **Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren**
    - versionierte Verfahrensdokumentation mit Ausführungen, wie die in GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt werden
    - für „sachverständige Dritte“ nachvollziehbar

#### Elektronische Archivierung und GoBD [(Bitkom-Broschüre)](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Archivierung-und-GoBD.html)

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

### Handelsgesetzbuch (HGB)

\_„\_Auch das Handelsgesetzbuch enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: *‚Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.‘“*

*„**Handelsbriefe** sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails \[…\].“*

(Quelle: [https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/](https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/))

→ weniger weitreichend als steuerrechtliche Vorschriften

# Häufig auftretende E-Mail-Probleme

### Fehlermeldung: \[IP-Adresse 111.22.33.4\] does not like recipient.

<p class="callout danger">`[IP-Adresse 111.22.33.4] does not like recipient.`  
`Remote host said: 550-[IP 999.88.77.6] is not allowed to send mail from [beispieldomain.de].`</p>

Erläuterung von [www.mfaq.info](http://www.mfaq.info/)*:*

> ***550**-ip is not allowed to send mail from domain.tld. Help at/Hilfe unter www.mfaq.info*
> 
> Der Empfang der von Ihnen versendeten E-Mail wurde vom empfangenden Mailserver verweigert. Entweder ist der zur Absenderdomain gesetzte SPF-Eintrag nicht korrekt oder der Versand der Nachricht erfolgte über eine IP-Adresse, die nicht im hinterlegten SPF-Record enthalten ist.

#### Übersetzung

Der Empfang der von dir versendeten E-Mail wurde vom empfangenden Mailserver verweigert. Der Versand der Nachricht erfolgte über eine IP-Adresse (einen Server), die nicht auf der Liste der erlaubten IP-Adressen eingetragen ist.

`<span id="bkmrk-entfernter-server">entfernter Server </span>(IP-Adresse 11.22.33.4) mag den Empfänger nicht.`  
`Der entfernte E-Mail-Host sagte: SMTP-Fehler 550 (Nachricht unzustellbar) - unser ZKB-UDMedia-Mailserver (999.88.77.6) darf keine Nachrichten versenden von [privater-mailserver.de]`

#### Erläuterung

Dein E-Mail-Programm hat versucht, eine Nachricht mit der Absenderadresse "name<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">@privater-mailserver.de" über den ZKB-UDMedia-Mailserver zu verschicken.   
</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Die Empfänger-Mailserver lehnen die E-Mail ab, weil sie wissen, dass von UDMedia nur E-Mails mit der Domain @hausderstatistik.org, @zusammenkunft.berlin etc. verschickt werden dürfen.</span>

#### <span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Behebung</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Einstellungen im E-Mail-Programm kontrollieren, dass die *@privater-mailserver.de*-Adressen nicht die UDMedia-Server zum Versenden verwenden dürfen.</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">In Apple Mail kann es unter **Einstellungen** &gt; **Accounts** &gt; **Tab „Servereinstellungen“** &gt; **E-Mail-Ausgangsserver (SMTP)** &gt; **Dropdown-Menü Account** &gt; **SMTP-Serverliste bearbeiten** kontrolliert werden.</span>

[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2025-03/grafik.png)

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Wenn das Problem fortbesteht, kann es eine Lösung sein, die Postfächer stärker zu trennen in den E-Mail-Client-Programmen (z.B. ZKB-Postfächer in Thunderbird, zusammenarbeiter.de in Apple Mail).  
</span>