Tools auf my.zusammenkunft.berlin

z.B. Rocket.Chat, Wekan Board und BookStack.

Der „Cloudron“ und der zentrale Login

Wer ist eigentlich dieser Cloudron?

Laut Selbstbeschreibung: „Eine Komplettlösung um Apps auf einem eigenen Server laufen zu lassen und diese aktuell und sicher zu halten.“ Sprich: Mit Cloudron können versierte User Systemadministrator spielen, ohne sich mit der „Komplexitätshölle“ von verschiedenen Anwendungen und deren (In-)Kompatibilitäten, verschiedenen Softwarevoraussetzungen und Docker-Containern auskennen zu müssen. Perfekt für kleine Unternehmen, die sich keinen echten Systemadministrator leisten können, aber nicht auf eine eigene digitale Infrastruktur verzichten wollen, aus Datenschutzgründen oder weil sie sich dem Überwachungskapitalismus nicht einfach so hingeben wollen.

Das, was ihr nach dem Login unter my.zusammenkunft.berlin seht, sind die auf unserem Cloudron installierten Apps:

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Login

Der Login besteht aus eurem Username (vorname.nachname) und eurem selbst vergebenen Passwort und ist (in der Regel) der selbe für die auf dem Cloudron installierten Apps, da die Benutzerkonten zentral verwaltet werden.

Wenn ihr euer Passwort vergessen habt, könnt ihr es unter my.zusammenkunft.berlin/login.html zurücksetzen ...

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... indem ihr eure im Cloudron hinterlegte E-Mail-Adresse eintragt. Diese sollte in der Regel eure @zusammenkunft.berlin bzw. @hausderstatistik.org-Adresse sein.

Hilfe?

Dein Account funktioniert nicht, deine E-Mail-Adresse hat sich geändert oder du kannst nicht alle Apps sehen, die du brauchst?

→ Schreib an admin@zusammenkunft.berlin

Rocket.Chat

RocketChat ist unsere zentrale Austauschplattform. RocketChat bündelt Kommunikation in verschiedenen Kanälen. Ziel ist es, Email-Verkehr zu reduzieren.

Der Kanal “Allgemein” ist für alle lesbar. Jedes Projekt hat einen eigenen Kanal, in den die bearbeitenden Team-Mitglieder eingeladen werden, um die Kommunikation zu bündeln. Es können auch geschlossene Kanäle angelegt werden, die nicht für alle sichtbar sind. Jeder Kanal wird mit einer kurzen Beschreibung angelegt, so dass alle wissen, worum es geht. 

Clemens Weise ist der RocketChat Wizard und richtet es ein. 

App einrichten

Um die App zu verwenden, diese aus dem App-Store (iPhone) bzw. von GooglePlay (Android) herunterladen.

Dann muss sie konfiguriert werden:

1. Join a workspace

2. "chat.zusammenkunft.berlin" bei workspace URL eingeben

3. Login

4. Cloudron-Login-Daten eingeben (also vorname.nachname + euer Passwort)

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Formatierung der Texte (Markdown)

Umschalt + Enter: neue Zeile

**fett**

_kursiv_

~~durchgestrichen~~

``monospace``

[Linktext](www.url.org) → Linktext

> Zitat [+ eine leerzeile

kein zitat mehr]

 

Benachrichtigungen anpassen

globale Konteneinstellungen

Benutzerbild > Mein Konto > Einstellungen > Benachrichtigungen

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Empfohlene Einstellungen:

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für einen Channel

...-Menü > Benachrichtigungseinstellungen

image-1604400670554.png

image-1604400703114.png

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Benachrichtigungston ändern

Benutzerbild > Mein Konto > Einstellungen > Ton

 

Desktop-App installieren und einrichten

  1. Desktop-App herunterladen und installieren
  2. unsere Server-URL eingeben: chat.zusammenkunft.berlin und "Connect" klicken

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  3. Mit dem Cloudron-Login einloggen (vorname.nachname / eigenes Passwort)

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Bitwarden Passwortmanager 🔑

Bitwarden ist ein Passwortmanager zur sicheren Verwaltung der ZKB-Accounts über verschiedene Geräte/Teams hinweg. Er kann zusätzlich zur Verwaltung privater Passwörter genutzt werden, so lange diese Infrastruktur bereitsteht und ihr für die ZKB/das HdS arbeitet.

Passwörter werden verschlüsselt auf dem zentralen Server (dem zusammenkunft.berlin-Cloudron) gespeichert. Nur mittels Master-Passwort kann auf diese zugegriffen werden.

Ersteinrichtung von Bitwarden

Um einen Account zu erstellen, braucht ihr einen Einladungslink. Diesen bekommt ihr von einem Bitwarden-Admin (aktuell Clemens) auf Anfrage in euer persönliches Postfach. Der Link ist sieben Tage gültig.

Das nun zu vergebende Passwort ist euer Master-Passwort und das einzige, was ihr euch ab jetzt merken müsst. Es sollte also sicher sein: nirgends sonst verwendet, Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, nicht euer Geburtsdatum ... hilfreich ist ein Merksatz, z.B. "Mein Auto steht seit Januar 2017 in der Garage." > MAs$01/17@dG 

Sichert euer Master-Passwort: ob in der Apple-Schlüsselverwaltung oder auf einem Zettel im Portemonnaie (aber bitte ohne Hinweis wo es eingegeben werden muss). Hauptsache ihr findet es wieder und es ist nicht für Dritte direkt "verwendbar".

In der Web-App könnt ihr nun eigene Passwörter hinzufügen.

Sobald euer Account vom Bitwarden-Admin bestätigt wurde, könnt ihr die füer euch freigegebenen Passwörter sehen. Es gibt verschiedene Sammlungen, die unterschiedlichen Nutzendengruppen entsprechen: Praktikum, Kommunikation, Pioniernutzung, Vorstand. Wenn ihr nicht alle Passwörter sehen könnt, die ihr braucht, müsst ihr eine:n Admin bitten, euch weiteren Gruppen zuzuordnen.

Passwort zurücksetzen / Notfallzugriff einrichten

Account löschen und neu einrichten

Es gibt keine Möglichkeit, euer Passwort per E-Mail zurücksetzen zu lassen wie bei den meisten Web-Apps. Die einzige Möglichkeit ist, Vorzusorgen, indem ein Notfallkontakt (siehe unten) eingerichtet wird.

Der Account kann nur gelöscht und neu eingerichtet werden. Die persönlichen Passwörter gehen dadurch verloren. So geht es:

  1. Account löschen: https://keys.zusammenkunft.berlin/#/recover-delete
  2. Admin um erneute Einladung zur Organisation bitten
  3. Ersteinrichtung erneut durchführen
  4. Notfallzugriff einrichten
Notfallzugriff/Notfallkontakt einrichten
    1. Auf https://keys.zusammenkunft.berlin/ einloggen
    2.  👤 (Account-Kreis oben rechts) → Kontoeinstellungen
    3. in der Liste links: Notfallzugriff → + Notfallkontakt hinzufügen
    4. E-Mail-Adresse eines ZKB-Kontakts mit Bitwarden-Account eintragen (z.B. cw@zusammenkunft.berlin),
      Benutzerzugriff: Übernahme
      Wartezeit: (Empfehlung: 7 oder 14 Tage)

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Euer Notfallkontakt bekommt nun eine E-Mail mit einem Bestätigungenslink. Sobald der Link geklickt ist, wechselt der Status auf Akzeptiert .

5. Erst, wenn ihr im selben Menü euren Kontakt noch mal bestätigt (…-Menü → Bestätigen), ist der Notfallkontakt fertig eingerichtet.

Eure Vertrauensperson kann nun im Notfallzugriff-Menü den Zugriff auf euren Bitwarden-Account anfordern. Ihr bekommt dann eine E-Mail und habt dann 7 oder 14 Tage Zeit (je nach Einstellung), die Anforderung abzulehnen oder direkt anzunehmen.

Wenn nichts unternommen wird, kann der Account nach Ablauf der Wartezeit übernommen werden.

Einrichtung von Apps

Es gibt Apps für Mobilgeräte und Desktop-Computer und Browser-Erweiterungen – deren Installation ist empfehlenswert, da dadurch die Passwörter direkt ausgefüllt werden können.

⚠️ Um sich nach der Installation das erste Mal mit dem Server zu verbinden, muss zunächst der ZKB-Server manuell eingegeben werden:

  1. auf das Einstellungsrädchen klicken (hier Beispiel Firefox-Erweiterung, in den Apps funktioniert es genau so):

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  2. keys.zusammenkunft.berlin bei "Server URL" eintragen

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  3. "Log In" → mit E-Mail-Adresse und eurem zuvor auf keys.zusammenkunft.berlin vergebenen Master-Passwort anmelden. Nun könnt ihr eure eigenen Passwörter und die für euch freigegebenen sehen:

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Installation und Benutzung der Browser-Erweiterung

Für alle gängigen Browser gibt es hier die entsprechenden Plugins (direkt: Firefox / Safari / Chrome).

Nach der Installation und Einrichtung (wie oben), kann über die Bitwarden-Schaltfläche Benutzername/Passwort direkt mit einem Klick auf den richtigen Eintrag ausgefüllt werden. In diesem Beispiel wird sowohl ein persönlicher Account als auch der ZKB-Account angeboten.

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Ein Klick auf den Eintrag füllt dann das Passwort aus. Oder mit Klick auf 👤 = Benutzernamen kopieren; Klick auf 🔑= Passwort kopieren.

Neuen Eintrag hinzufügen

manuell: auf ➕ klicken und Benutzername, Passwort und URL eintragen.

automatisch: Auf neue Login-Seite gehen, Benutzernamen und Passwort eintragen und einloggen. Das Bitwarden-Browser-Addon fragt anschließend, ob das neue Passwort gespeichert werden soll. → Speichern klicken.

WICHTIG: Anschließend Passwort-Eintrag im Manager suchen und auf In Organisation verschieben klicken und die entsprechende Collection auswählen. Sonst bleibt das Passwort nur für euch persönlich gespeichert.

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Administratives

Es werden Collections für die verschiedenen Teams/Nutzer:innengruppen verwendet. Diese sind aktuell (2024-04-10):

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LimeSurvey Umfragetool

Mit LimeSurvey lassen sich komplexe Umfragen erstellen.

Zum Login: survey.zusammenkunft.berlin – hier "LDAP" als Authentifizierungsmethode auswählen und mit euren Cloudron-Zugangsdaten (vorname.nachname + euer persönliches Passwort) anmelden.

Tutorials

Tipps

Allgemein:

Asana (Aufgabenverwaltung)

Zur Aufgabenverwaltung nutzen wir die App Wekan. Das ist ein open-source Kanban-Tool ähnlich wie das kommerzielle Trello. inzwischen wieder Asana.

Alle Aufgaben werden hier in verschiedenen Boards für jedes Team oder jedes Unterprojekt zentral gesammelt.

Miro

Tutorials

Tipps