Werkzeuge

Übersicht über unsere Werkzeuge und Plattformen der Zusammenarbeit

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Alles was du für den Anfang brauchst: Email, Kalender, Passwörter

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Google-Kalender

Wir benutzen Google Kalender

Kalender freigeben

  1. In der linken Seitenspalte von calendar.google.com unter „Meine Kalender“ auf das Kalender-Menü (Optionen) gehen, dann „Einstellungen und Freigabe“:

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2. Bei „Für bestimmte Personen freigeben“ die E-Mails der neuen Abonnent:innen eintragen und Schreibrechte („Termine ändern“) vergeben:

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Offboarding

Nutzer:in im selben Menü aus der Liste entfernen.

 

Neuer Aspekt

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E-Mail-Postfach einrichten

Gemeinsame Accounts

Wir benutzen einige geteilte Postfächer, so zum Beispiel werkstatt@hausderstatistik.org, wo so gut wie alle Zugriff haben, aber auch vorstand@zusammenkunft.berlin, wo der gesamte Vorstand mitliest.

Webmail geht im Zweifelsfall immer. Das Portal für alle unsere Adressen: https://ssl.lux01.de/

Das Postfach wird je nach Mailprogramm unterschiedlich eingerichtet. In der Regel reicht es, unter Accounts > Neuer Account den Assistenten auszuführen, die entsprechende Mail-Adresse einzugeben und das Passwort. Dieses findet man unter keys.zusammenkunft.berlin (oder die Kolleg:innen fragen).

Manuelle Konfiguration (@hausderstatistik.org)

Falls die automatische Einrichtung nicht klappt, hier die Konfigurationsdaten für den Werkstatt-Account (werkstatt@hausderstatistik.org):

Posteingangsserver (IMAP):

mail.ud24.udmedia.de
Port: 143 (StartTLS)

Port: 993 (SSL)
Posteingangsserver (POP3):

mail.ud24.udmedia.de
Port: 110 (StartTLS)

Port: 995 (SSL)
Postausgangsserver (SMTP):

mail.ud24.udmedia.de

Port: 587 (StartTLS)

Manuelle Konfiguration (@zusammenkunft.berlin)

Konfigurationsdaten für alle @zusammenkunft.berlin-Postfächer:

Posteingangsserver (IMAP):

mail.ud25.udmedia.de
Port: 143 (StartTLS)

Port: 993 (SSL)
Posteingangsserver (POP3):

mail.ud25.udmedia.de
Port: 110 (StartTLS)

Port: 995 (SSL)
Postausgangsserver (SMTP):

mail.ud25.udmedia.de

Port: 587 (StartTLS)

 

Individuelle Accounts

Damit du auch persönlich erreichbar bist und du deine persönliche Mailadresse nicht im Arbeitskontext herausgeben musst, richten wir dir eine Weiterleitung mit Initialen ein, zum Beispiel zz@hausderstatistik.org.

Von diesen Accounts kann über einen kleinen Umweg auch versendet werden.

TO DO

 

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Passwort-Manager

Damit du dir nicht viele verschiedene Passwörter merken musst (oder schlimmer: dasselbe Passwort für viele verschiedene Accounts verwendest), empfiehlt es sich ohnehin, einen Passwortmanager zu benutzen.

Wir verwenden für geteilte Passwörter Bitwarden, eine Software die man sich wie einen Schlüsselschrank vorstellen kann. Du kannst dir hier auf https://keys.zusammenkunft.berlin/ einen Account erstellen, indem du deine E-Mail-Adresse eingibst und ein Master-Passwort vergibst.

Master-Passwort festlegen

Das Master-Passwort sollte sicher sein (Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten), noch nirgends verwendet und trotzdem merkbar, denn dieses wird alle anderen Passwörter entsperren. Dieses gerne analog notieren und an einem sicheren Ort (an den du dich erinnern können wirst) aufbewahren.

Die Admins (admin@zusammenkunft.berlin) können dich danach zur Gruppe „Werkstatt“ hinzufügen, dadurch bekommst du dann mit deinem Master-Passwort Zugriff auf die relevanten Login-Daten und Account-Passwörter.

Tipp: Integrierte Apps nutzen

Der Bitwarden lässt sich einfach im Browser-Tab nutzen, aber der Login geht noch schneller mit den Apps für den Desktop, den Browser oder Mobilgeräte.

Um diese Einzurichten ...

TO DO

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

z.B. Rocket.Chat, Wekan Board und BookStack.

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

Der „Cloudron“ und der zentrale Login

Wer ist eigentlich dieser Cloudron?

Laut Selbstbeschreibung: „Eine Komplettlösung um Apps auf einem eigenen Server laufen zu lassen und diese aktuell und sicher zu halten.“ Sprich: Mit Cloudron können versierte User Systemadministrator spielen, ohne sich mit der „Komplexitätshölle“ von verschiedenen Anwendungen und deren (In-)Kompatibilitäten, verschiedenen Softwarevoraussetzungen und Docker-Containern auskennen zu müssen. Perfekt für kleine Unternehmen, die sich keinen echten Systemadministrator leisten können, aber nicht auf eine eigene digitale Infrastruktur verzichten wollen, aus Datenschutzgründen oder weil sie sich dem Überwachungskapitalismus nicht einfach so hingeben wollen.

Das, was ihr nach dem Login unter my.zusammenkunft.berlin seht, sind die auf unserem Cloudron installierten Apps:

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Login

Der Login besteht aus eurem Username (vorname.nachname) und eurem selbst vergebenen Passwort und ist (in der Regel) der selbe für die auf dem Cloudron installierten Apps, da die Benutzerkonten zentral verwaltet werden.

Wenn ihr euer Passwort vergessen habt, könnt ihr es unter my.zusammenkunft.berlin/login.html zurücksetzen ...

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... indem ihr eure im Cloudron hinterlegte E-Mail-Adresse eintragt. Diese sollte in der Regel eure @zusammenkunft.berlin bzw. @hausderstatistik.org-Adresse sein.

Hilfe?

Dein Account funktioniert nicht, deine E-Mail-Adresse hat sich geändert oder du kannst nicht alle Apps sehen, die du brauchst?

→ Schreib an admin@zusammenkunft.berlin

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

Rocket.Chat

RocketChat ist unsere zentrale Austauschplattform. RocketChat bündelt Kommunikation in verschiedenen Kanälen. Ziel ist es, Email-Verkehr zu reduzieren.

Der Kanal “Allgemein” ist für alle lesbar. Jedes Projekt hat einen eigenen Kanal, in den die bearbeitenden Team-Mitglieder eingeladen werden, um die Kommunikation zu bündeln. Es können auch geschlossene Kanäle angelegt werden, die nicht für alle sichtbar sind. Jeder Kanal wird mit einer kurzen Beschreibung angelegt, so dass alle wissen, worum es geht. 

Clemens Weise ist der RocketChat Wizard und richtet es ein. 

App einrichten

Um die App zu verwenden, diese aus dem App-Store (iPhone) bzw. von GooglePlay (Android) herunterladen.

Dann muss sie konfiguriert werden:

1. Join a workspace

2. "chat.zusammenkunft.berlin" bei workspace URL eingeben

3. Login

4. Cloudron-Login-Daten eingeben (also vorname.nachname + euer Passwort)

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Formatierung der Texte (Markdown)

Umschalt + Enter: neue Zeile

**fett**

_kursiv_

~~durchgestrichen~~

``monospace``

[Linktext](www.url.org) → Linktext

> Zitat [+ eine leerzeile

kein zitat mehr]

 

Benachrichtigungen anpassen

globale Konteneinstellungen

Benutzerbild > Mein Konto > Einstellungen > Benachrichtigungen

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image-1604401141583.png

Empfohlene Einstellungen:

image-1604401536124.png

 

für einen Channel

...-Menü > Benachrichtigungseinstellungen

image-1604400670554.png

image-1604400703114.png

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Benachrichtigungston ändern

Benutzerbild > Mein Konto > Einstellungen > Ton

 

Desktop-App installieren und einrichten

  1. Desktop-App herunterladen und installieren
  2. unsere Server-URL eingeben: chat.zusammenkunft.berlin und "Connect" klicken

    image-1610107536311.png

  3. Mit dem Cloudron-Login einloggen (vorname.nachname / eigenes Passwort)

    image-1610107673748.png

 

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

Bitwarden Passwortmanager 🔑

Bitwarden ist ein Passwortmanager zur sicheren Verwaltung der ZKB-Accounts über verschiedene Geräte/Teams hinweg. Er kann zusätzlich zur Verwaltung privater Passwörter genutzt werden, so lange diese Infrastruktur bereitsteht und ihr für die ZKB/das HdS arbeitet.

Passwörter werden verschlüsselt auf dem zentralen Server (dem zusammenkunft.berlin-Cloudron) gespeichert. Nur mittels Master-Passwort kann auf diese zugegriffen werden.

Ersteinrichtung von Bitwarden

Um einen Account zu erstellen, braucht ihr einen Einladungslink. Diesen bekommt ihr von einem Bitwarden-Admin (aktuell Clemens) auf Anfrage in euer persönliches Postfach. Der Link ist sieben Tage gültig.

Das nun zu vergebende Passwort ist euer Master-Passwort und das einzige, was ihr euch ab jetzt merken müsst. Es sollte also sicher sein: nirgends sonst verwendet, Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, nicht euer Geburtsdatum ... hilfreich ist ein Merksatz, z.B. "Mein Auto steht seit Januar 2017 in der Garage." > MAs$01/17@dG 

Sichert euer Master-Passwort: ob in der Apple-Schlüsselverwaltung oder auf einem Zettel im Portemonnaie (aber bitte ohne Hinweis wo es eingegeben werden muss). Hauptsache ihr findet es wieder und es ist nicht für Dritte direkt "verwendbar".

In der Web-App könnt ihr nun eigene Passwörter hinzufügen.

Sobald euer Account vom Bitwarden-Admin bestätigt wurde, könnt ihr die füer euch freigegebenen Passwörter sehen. Es gibt verschiedene Sammlungen, die unterschiedlichen Nutzendengruppen entsprechen: Praktikum, Kommunikation, Pioniernutzung, Vorstand. Wenn ihr nicht alle Passwörter sehen könnt, die ihr braucht, müsst ihr eine:n Admin bitten, euch weiteren Gruppen zuzuordnen.

Passwort zurücksetzen / Notfallzugriff einrichten

Account löschen und neu einrichten

Es gibt keine Möglichkeit, euer Passwort per E-Mail zurücksetzen zu lassen wie bei den meisten Web-Apps. Die einzige Möglichkeit ist, Vorzusorgen, indem ein Notfallkontakt (siehe unten) eingerichtet wird.

Der Account kann nur gelöscht und neu eingerichtet werden. Die persönlichen Passwörter gehen dadurch verloren. So geht es:

  1. Account löschen: https://keys.zusammenkunft.berlin/#/recover-delete
  2. Admin um erneute Einladung zur Organisation bitten
  3. Ersteinrichtung erneut durchführen
  4. Notfallzugriff einrichten
Notfallzugriff/Notfallkontakt einrichten
    1. Auf https://keys.zusammenkunft.berlin/ einloggen
    2.  👤 (Account-Kreis oben rechts) → Kontoeinstellungen
    3. in der Liste links: Notfallzugriff → + Notfallkontakt hinzufügen
    4. E-Mail-Adresse eines ZKB-Kontakts mit Bitwarden-Account eintragen (z.B. cw@zusammenkunft.berlin),
      Benutzerzugriff: Übernahme
      Wartezeit: (Empfehlung: 7 oder 14 Tage)

      grafik.png

Euer Notfallkontakt bekommt nun eine E-Mail mit einem Bestätigungenslink. Sobald der Link geklickt ist, wechselt der Status auf Akzeptiert .

5. Erst, wenn ihr im selben Menü euren Kontakt noch mal bestätigt (…-Menü → Bestätigen), ist der Notfallkontakt fertig eingerichtet.

Eure Vertrauensperson kann nun im Notfallzugriff-Menü den Zugriff auf euren Bitwarden-Account anfordern. Ihr bekommt dann eine E-Mail und habt dann 7 oder 14 Tage Zeit (je nach Einstellung), die Anforderung abzulehnen oder direkt anzunehmen.

Wenn nichts unternommen wird, kann der Account nach Ablauf der Wartezeit übernommen werden.

Einrichtung von Apps

Es gibt Apps für Mobilgeräte und Desktop-Computer und Browser-Erweiterungen – deren Installation ist empfehlenswert, da dadurch die Passwörter direkt ausgefüllt werden können.

⚠️ Um sich nach der Installation das erste Mal mit dem Server zu verbinden, muss zunächst der ZKB-Server manuell eingegeben werden:

  1. auf das Einstellungsrädchen klicken (hier Beispiel Firefox-Erweiterung, in den Apps funktioniert es genau so):

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  2. keys.zusammenkunft.berlin bei "Server URL" eintragen

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  3. "Log In" → mit E-Mail-Adresse und eurem zuvor auf keys.zusammenkunft.berlin vergebenen Master-Passwort anmelden. Nun könnt ihr eure eigenen Passwörter und die für euch freigegebenen sehen:

    image-1603107566893.png

Installation und Benutzung der Browser-Erweiterung

Für alle gängigen Browser gibt es hier die entsprechenden Plugins (direkt: Firefox / Safari / Chrome).

Nach der Installation und Einrichtung (wie oben), kann über die Bitwarden-Schaltfläche Benutzername/Passwort direkt mit einem Klick auf den richtigen Eintrag ausgefüllt werden. In diesem Beispiel wird sowohl ein persönlicher Account als auch der ZKB-Account angeboten.

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Ein Klick auf den Eintrag füllt dann das Passwort aus. Oder mit Klick auf 👤 = Benutzernamen kopieren; Klick auf 🔑= Passwort kopieren.

Neuen Eintrag hinzufügen

manuell: auf ➕ klicken und Benutzername, Passwort und URL eintragen.

automatisch: Auf neue Login-Seite gehen, Benutzernamen und Passwort eintragen und einloggen. Das Bitwarden-Browser-Addon fragt anschließend, ob das neue Passwort gespeichert werden soll. → Speichern klicken.

WICHTIG: Anschließend Passwort-Eintrag im Manager suchen und auf In Organisation verschieben klicken und die entsprechende Collection auswählen. Sonst bleibt das Passwort nur für euch persönlich gespeichert.

image-1655816879500.png

Administratives

Es werden Collections für die verschiedenen Teams/Nutzer:innengruppen verwendet. Diese sind aktuell (2024-04-10):

grafik.png

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

LimeSurvey Umfragetool

Mit LimeSurvey lassen sich komplexe Umfragen erstellen.

Zum Login: survey.zusammenkunft.berlin – hier "LDAP" als Authentifizierungsmethode auswählen und mit euren Cloudron-Zugangsdaten (vorname.nachname + euer persönliches Passwort) anmelden.

Tutorials

Tipps

Allgemein:

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

Asana (Aufgabenverwaltung)

Zur Aufgabenverwaltung nutzen wir die App Wekan. Das ist ein open-source Kanban-Tool ähnlich wie das kommerzielle Trello. inzwischen wieder Asana.

Alle Aufgaben werden hier in verschiedenen Boards für jedes Team oder jedes Unterprojekt zentral gesammelt.

Tools auf my.zusammenkunft.berlin

Miro

Tutorials

Tipps

Telegram

Telegram wurde in verschiedene Channel aufgeteilt. Kurze Frage zu Jour Fixes, Terminen etc finden hier statt, Inhalte sollen in Email kommuniziert werden.

Zoom

Teammeetings und Arbeitsrunden mit Partnern etc. können über den Zoom-Account abgehalten werden. Zoom-Meetings sollen, analog zu realen Meetings, möglichst gut vorbereitet und knapp ablaufen.

Die Meeting ID der ZKB lautet: 313 540 3263

Google Drive

Der gemeinsame Datenraum ist in google drive. Hier werden ALLE Dokumente abgespeichert, so dass sie jederzeit für alle Zugänglich sind. 

Server und Dokumente

 

E-Mail

Die gute alte E-Mail. Totgesagte leben länger!

E-Mail

Mail-Account (mit Postfach) einrichten

Ihr braucht dazu:

Serverdaten

@hausderstatistik.org
Hostname: mail.ud24.udmedia.de
Port: 143 (Posteingangsserver, IMAP)
587 (Postausgangsserver, SMTP)
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)
@zusammenkunft.berlin, @hausdermaterialisierung.org, @andersbauen.berlin
Hostname: mail.ud25.udmedia.de
Port: 143 (Posteingangsserver, IMAP)
587 (Postausgangsserver, SMTP)
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)

Einrichtung in Thunderbird (v91.3)

  1. Datei > Neu > Bestehendes E-Mail-Konto (oder Extras > Konteneinstellungen > Konten-Aktionen > E-Mail-Konto hinzufügen )
  2. Vorname/Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben

    image-1637584797440.png

  3. automatische Einrichtung klappt? → "IMAP" auswählen. Fertig! 🙂

  4. Falls automatische Einrichtung nicht: klappt: "Manuell einrichten" anklicken und Einstellungen manuell vornehmen, mit den Daten aus den folgenden Abschnitten.

Postfach-Einstellungen bei @zusammenkunft-Adresse

Posteingangsserver (IMAP)

Hostname: mail.ud25.udmedia.de
Port: 143
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)

Postausgangsserver (SMTP)

Hostname: mail.ud25.udmedia.de
Port: 587
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)

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Postfach-Einstellungen bei @hausderstatistik-Adresse

Posteingangsserver (IMAP)

Hostname: mail.ud24.udmedia.de
Port: 143
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)

Postausgangsserver (SMTP)

Hostname: mail.ud24.udmedia.de
Port: 587
Verbindungssicherheit: STARTTLS
Authentifizierungsmethode: Passwort (normal)

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Einrichtung in Apple Mail

  1. Mail > Account hinzufügen ... > Anderer Mail-Account ...
  2. Name, Email-Adresse und Passwort eingeben
  3. Fehlermeldung erscheint: „Accountname/Passwort konnte nicht überprüft werden.“ (= normales Verhalten)
  4. Bei „Server für eintreffende E-Mails“ und „Server für ausgehende E-Mails“ mail.ud25.udemedia.de eintragen (für @zusammenkunft.berlin und @andersbauen.berlin)grafik.png

Konfiguration

Analog zu Thunderbird – das Eingabefenster für die Mailkonto-Daten sieht jedoch ggf. etwas anders aus:

image-1637584416048.png

Die Verwendung von mail.zusammenkunft.berlin kann u.U. Fehlermeldungen wegen des Sicherheitszertifikats verursachen. Es gibt zwei Workarounds:

  1. Ausnahme hinzufügen – gegebenenfalls Zertifikat herunterladen, im Apple-Schlüsselbund hinterlegen und auf "immer vertrauen" umstellen. Mehr dazu bei Apple, z.B. Mail auf deinem Mac kann das Zertifikat eines Servers nicht überprüfen / Ändern der Vertrauenseinstellungen für ein Zertifikat mit der Schlüsselbundverwaltung auf dem Mac)
  2. Mailserver mail.ud25.udmedia.de verwenden.

Verbindungseinstellungen automatisch verwalten muss ggf. deaktiviert werden. 
(Mail > Einstellungen > Accounts)

 

 

 

 

 

E-Mail

Alias-Absende-Adresse einrichten

Ihr habt eine Weiterleitung von eurer Kürzel-Adresse xy@zusammenkunft.berlin bzw. xy@hausderstatistik.org an eure persönliche E-Mail-Adresse eingerichtet bekommen, könnt aber noch nicht von dieser Adresse versenden? Mit dieser Anleitung könnt ihr euch die Adresse als Absende-Adresse einrichten.

Das ganze funktioniert über einen Alias bzw. eine Identität, das bedeutet: ihr versendet die Mail über unseren Mailserver, ohne dass ihr ein persönliches Postfach habt – wie, wenn ihr in einer fremden Stadt einen Brief abschickt und trotzdem eure eigene Adresse als Absender eintragt.

Ihr braucht dazu:

Einrichtung in Thunderbird (v78.10)

  1. Extras > Konteneinstellungen
  2. in der linken Spalte das Mehrbenutzer-Konto (z. B. werkstatt@) auswählen
  3. Identität hinzufügen (Weitere Identitäten …)image-1620149513243.png
  4. Name & E-Mail-Adresse mit eurem Kürzel eintragen: xy@zusammenkunft.berlin / xy@hausderstatistik.orgimage-1620149564933.png
  5. Den Tab Kopien & Ordner konfigurieren

    • → eure gesendeten Nachrichten/Entwürfe im eurem persönlichen Postfach (falls vorhanden) oder neu erstellten lokalen Ordnern speichern lassen, sonst sind diese für alle Postfachnutzenden einsehbar!image-1620149645174.png

      image-1620150023230.png


  6. die eingerichtete Identität ggf. als Standard festlegen

    image-1620150105568.png

 

Fertig! 🙂

Einrichtung in Apple Mail

Die Schritte im Abschnitt A sind nur notwendig, wenn der Vorstandsaccount nicht eingerichtet ist.
→ Direkt zu Abschnitt B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

A) Einrichtung zusammenkunft.berlin-SMTP-Postausgangsserver

  1. Mail > Einstellungen > Accounts
  2. Tab Servereinstellungen , Dropdown-Menü anklickenimage-1620150449962.png

     

  3. SMTP-Serverliste bearbeiten ...
    image-1620150623219.png

  4. Auf + klicken,
    Haken entfernen bei "Verbindungseinstellungen automatisch verwalten"

    image-1620150711760.png

  5. Folgende Account-Daten eintragen:

    Benutzername:

    info@zusammenkunft.berlin
    Passwort:  [siehe Zugangsdaten, zukünftig auf keys.zusammenkunft.berlin]
    Hostname: mail.ud25.udmedia.de
    Port: 587 (TLS)
    Authentifizierung: Passwort

    image-1620151426469.png

  6. mit OK bestätigen.

 

B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

macOS 10.12 Sierra

Anleitung von posteo.de

  1. Klicken Sie in der Menü-Leiste auf Mail.
  2. Öffnen Sie die Einstellungen.
Klicken Sie in Apple Mail in der Menü-Leiste auf "Mail" und dort auf "Einstellungen".
  1. Klicken Sie auf Accounts.
  2. Öffnen Sie Ihr Posteo-E-Mail-Konto das ZUsammenKUNFT-E-Mail-Konto.
  3. Klicken Sie auf Accountinformationen.
  4. Klicken Sie bei E-Mail-Adresse auf das Auswahlmenü.
  5. Klicken Sie auf E-Mail-Adressen bearbeiten.
Öffnen Sie "Accounts" und wählen Sie Ihre Posteo-Adresse aus. Unter "Accountinformationen" klicken Sie auf das Auswahlmenü neben "E-Mail-Adresse" und dort auf "E-Mail-Adressen bearbeiten ...".
  1. Klicken Sie auf das kleine Plus-Zeichen unten links.
  2. Geben Sie unter E-Mail-Adresse Ihre Alias-E-Mail-Adresse (xy@zusammenkunft.berlin) ein und ggf. unter Voller Name einen Namen ein, den Sie als Absender-Namen nutzen möchten.
  3. Bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf OK.
Fügen Sie über das "Plus-Zeichen" unten links eine neue Adresse hinzu. Geben Sie Ihre Alias-Adresse und ggf. einen Absende-Namen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit "OK".

 

  1. Sie haben Ihren Alias erfolgreich in Apple Mail eingerichtet. Sie können ihn jetzt im E-Mail-Editor als Absender auswählen, indem Sie unter Von auf das Auswahlmenü klicken und den Alias dort auswählen (12).Wählen Sie Ihren Alias im Apple Mail E-Mail-Editor über das Auswahlmenü neben "Von" als Absender aus.
E-Mail

Abwesenheitsnachricht einstellen

Im Webmail

  1. Im Webmail-Portal einloggen
  2. Unter Einstellungen > Abwesenheit die Nachricht eingeben

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E-Mail

Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens

Problem

Ziel

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.

pragmatischer Grauzonen-Prozess

archivierte Anhänge wieder auffinden:

  1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
  2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX

 

E-Mail

E-Mails kommen zeitverzögert an

Wenn E-Mails 10–15 min verzögert ankommen, liegt das am Greylisting:

Greylisting ist eine effektive Methode, um Spam-E-Mails auszufiltern. Spammer schicken in der Regel eine Spam-E-Mail nur einmalig. Korrekt arbeitende Mailserver versenden allerdings E-Mails nicht nur einmal, wodurch der zweite Zustellversuch innerhalb kurzer Zeit erfolgt. Wenn das Absender-Empfänger-Paar in den letzten 30 Tagen keinen Kontakt hatte, wird nun eine eintreffende E-Mail einmalig verzögert. Sie erhalten diese dann, sobald der Absender-Mailserver die E-Mail erneut verschickt hat. Sobald das Absender-Empfänger-Paar unserem Mailserver bekannt ist, werden E-Mails nicht mehr verzögert.

Wir empfehlen die Einstellungen zu aktivieren, auch wenn es dadurch zu einigen verzögerte E-Mails kommen wird.

(UDMedia)

Greylisting kann bei Bedarf durch die Admins im Kundenmenü deaktiviert werden.

Mehr Infos (UDMedia): Greylisting: Verzögerte E-Mails bei aktiviertem Spamfilter

E-Mail

Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

Update 2021-08-17

Revisionssicher ist auch, wenn Dokumente auf einem Datenträger gespeichert werden, bei dem eine Änderung nazu ausgeschlossen ist. Konkret. Wenn Du Deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen auf eine Jahres-CD brennst und diese in einem Banksafe oder anderen pysikalischen Ort speicherst (Diebstahl, Brand usw.) dann ist dem Gesetz genüge getan.

Bei einem Selbstständigen und kleinem Betrieb ist die Anzahl der Mails die revisionssicher archiviert werden müssen sehr überschaubar, so daß es reicht diese mit einem Plugin, wie bei ecoDMS ins Archiv zu schicken, oder sie mittels PDF druck auf die Jahres-CD.

Quelle: Jens Falk, Hostsharing-Liste

Steuerrecht (GoBD)

Grundlage: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

aktuelle Fassung: BFM

Betroffen sind etwa folgende Inhalte:

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis (Bitkom-Broschüre)

  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
    • = E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
    • Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
  4. 4 E-Mail lediglich als Transportmittel
    • wenn keine Zusatzinfo im E-Mail-Text: Sicherung des Anhangs reicht
  5. E-Mails sind zu indexieren
    • eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss hergestellt sein
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
    • die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus
    • Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme [bietet sich an] für Nachweis der Unveränderbarkeit / Nachvollzug von Änderungen
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
    • Dateianhänge müssen maschinell auswertbar bleiben
    • Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
    • versionierte Verfahrensdokumentation mit Ausführungen, wie die in GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt werden
    • für „sachverständige Dritte“ nachvollziehbar

Elektronische Archivierung und GoBD (Bitkom-Broschüre)

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Handelsgesetzbuch (HGB)

_„_Auch das Handelsgesetzbuch enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: ‚Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.‘“

„Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails […].“

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

→ weniger weitreichend als steuerrechtliche Vorschriften

Drucker

Ricoh Aficio MP C3002

Scannen

1. Am Drucker scannen

2. Dokument über Browser herunterladen

Voraussetzung: mit WLAN-Netzwerk "Statistik2018" verbunden

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