# Werkzeuge

Übersicht über unsere Werkzeuge und Plattformen der Zusammenarbeit

# Loslegen

Alles was du für den Anfang brauchst: Email, Kalender, Passwörter

# Google-Kalender

<span style="font-weight: 400;">Wir benutzen Google Kalender</span>

- <span style="font-weight: 400;">ZKB für übergeordnete Team-Meetings und Infos wie z. B. Urlaub</span>
- <span style="font-weight: 400;">für jedes Projekt (z. B. FHW / Urbane Praxis) wird ein eigener Kalender angelegt</span>
- <span style="font-weight: 400;">In den Termin werden die entsprechenden Personen eingeladen, damit klar ist, wen der Termin betrifft</span>

## Kalender freigeben

1. In der linken Seitenspalte von [calendar.google.com](https://calendar.google.com/calendar/u/0/r/week) unter „Meine Kalender“ auf das Kalender-Menü (Optionen) gehen, dann „Einstellungen und Freigabe“:

[![image-1605541403151.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/scaled-1680-/image-1605541403151.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/image-1605541403151.png)[![image-1605541460175.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/scaled-1680-/image-1605541460175.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/image-1605541460175.png)

2\. Bei „Für bestimmte Personen freigeben“ die E-Mails der neuen Abonnent:innen eintragen und Schreibrechte („Termine ändern“) vergeben:

[![image-1605542045737.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/scaled-1680-/image-1605542045737.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-11/image-1605542045737.png)

## Offboarding

Nutzer:in im selben Menü aus der Liste entfernen.

#### Neuer Aspekt

# E-Mail-Postfach einrichten

## Gemeinsame Accounts

Wir benutzen einige geteilte Postfächer, so zum Beispiel [werkstatt@hausderstatistik.org,](mailto:werkstatt@hausderstatistik.org,) wo so gut wie alle Zugriff haben, aber auch [vorstand@zusammenkunft.berlin](mailto:vorstand@zusammenkunft.berlin,), wo der gesamte Vorstand mitliest.

Webmail geht im Zweifelsfall immer. Das Portal für alle unsere Adressen: [https://ssl.lux01.de/](https://ssl.lux01.de/)

Das Postfach wird je nach Mailprogramm unterschiedlich eingerichtet. In der Regel reicht es, unter **Accounts &gt; Neuer Account** den Assistenten auszuführen, die entsprechende Mail-Adresse einzugeben und das Passwort. Dieses findet man unter [keys.zusammenkunft.berlin](https://keys.zusammenkunft.berlin/) (oder die Kolleg:innen fragen).

### Manuelle Konfiguration (@hausderstatistik.org)

Falls die automatische Einrichtung nicht klappt, hier die Konfigurationsdaten für den Werkstatt-Account (<werkstatt@hausderstatistik.org>):

<table border="1" id="bkmrk-posteingangsserver-%28" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Posteingangsserver (IMAP):

</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de  
Port: 143 (StartTLS)

<span style="color: #999999;">Port: 993 (SSL)</span>

</td></tr><tr><td style="width: 50%;"><span style="color: #808080;">Posteingangsserver (POP3):</span></td><td style="width: 50%;"><span style="color: #808080;">mail.ud24.udmedia.de</span>  
<span style="color: #808080;">Port: 110 (StartTLS)</span>

<span style="color: #808080;">Port: 995 (SSL)</span>

</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Postausgangsserver (SMTP):</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de

Port: 587 (StartTLS)

</td></tr></tbody></table>

### Manuelle Konfiguration (@zusammenkunft.berlin)

Konfigurationsdaten für alle @zusammenkunft.berlin-Postfächer:

<table border="1" id="bkmrk-posteingangsserver-%28-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Posteingangsserver (IMAP):

</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de  
Port: 143 (StartTLS)

<span style="color: #999999;">Port: 993 (SSL)</span>

</td></tr><tr><td style="width: 50%;"><span style="color: #808080;">Posteingangsserver (POP3):</span></td><td style="width: 50%;"><span style="color: #808080;">mail.ud25.udmedia.de</span>  
<span style="color: #808080;">Port: 110 (StartTLS)</span>

<span style="color: #808080;">Port: 995 (SSL)</span>

</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Postausgangsserver (SMTP):</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de

Port: 587 (StartTLS)

</td></tr></tbody></table>

## Individuelle Accounts

Damit du auch persönlich erreichbar bist und du deine persönliche Mailadresse nicht im Arbeitskontext herausgeben musst, richten wir dir eine Weiterleitung mit Initialen ein, zum Beispiel *zz@hausderstatistik.org*.

Von diesen Accounts kann über einen kleinen Umweg auch versendet werden.

<p class="callout warning">TO DO</p>

# Passwort-Manager

Damit du dir nicht viele verschiedene Passwörter merken musst (oder schlimmer: dasselbe Passwort für viele verschiedene Accounts verwendest), empfiehlt es sich ohnehin, einen Passwortmanager zu benutzen.

Wir verwenden für geteilte Passwörter Bitwarden, eine Software die man sich wie einen **Schlüsselschrank** vorstellen kann. Du kannst dir hier auf [https://keys.zusammenkunft.berlin/](https://keys.zusammenkunft.berlin/) einen Account erstellen, indem du deine E-Mail-Adresse eingibst und ein Master-Passwort vergibst.

### Master-Passwort festlegen

Das Master-Passwort sollte **sicher** sein (Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten), **noch nirgends verwendet** und [trotzdem merkbar](https://www.howtogeek.com/195430/how-to-create-a-strong-password-and-remember-it/), denn dieses wird alle anderen Passwörter entsperren. Dieses gerne analog notieren und an einem sicheren Ort (an den du dich erinnern können wirst) aufbewahren.

Die Admins (<admin@zusammenkunft.berlin>) können dich danach zur Gruppe „Werkstatt“ hinzufügen, dadurch bekommst du dann mit deinem Master-Passwort Zugriff auf die relevanten Login-Daten und Account-Passwörter.

### Tipp: Integrierte Apps nutzen

Der Bitwarden lässt sich einfach im Browser-Tab nutzen, aber der Login geht noch schneller mit den [Apps für den Desktop, den Browser oder Mobilgeräte](https://bitwarden.com/download/).

Um diese Einzurichten ...

<p class="callout warning">TO DO</p>

# Tools auf my.zusammenkunft.berlin

z.B. Rocket.Chat, Wekan Board und BookStack.

# Der „Cloudron“ und der zentrale Login

### Wer ist eigentlich dieser [Cloudron](https://www.cloudron.io/)?

Laut Selbstbeschreibung: *<cite>„Eine Komplettlösung um Apps auf einem eigenen Server laufen zu lassen und diese aktuell und sicher zu halten.“ </cite>*<cite>Sprich: Mit Cloudron können versierte User Systemadministrator spielen, ohne sich mit der „Komplexitätshölle“ von verschiedenen Anwendungen und deren (In-)Kompatibilitäten, verschiedenen Softwarevoraussetzungen und Docker-Containern auskennen zu müssen. Perfekt für kleine Unternehmen, die sich keinen *echten* Systemadministrator leisten können, aber nicht auf eine eigene digitale Infrastruktur verzichten wollen, aus Datenschutzgründen oder weil sie sich dem [Überwachungskapitalismus](https://www.bpb.de/apuz/292337/surveillance-capitalism-ueberwachungskapitalismus) nicht einfach so hingeben wollen.</cite>

Das, was ihr nach dem Login unter [my.zusammenkunft.berlin](https://my.zusammenkunft.berlin/) seht, sind die auf unserem Cloudron installierten Apps:

[![image-1603900288813.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/scaled-1680-/image-1603900288813.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/image-1603900288813.png)

### Login

Der [Login](https://my.zusammenkunft.berlin/login.html) besteht aus eurem Username (**vorname.nachname**) und eurem selbst vergebenen Passwort und ist (in der Regel) der selbe für die auf dem Cloudron installierten Apps, da die Benutzerkonten zentral verwaltet werden.

Wenn ihr euer Passwort vergessen habt, könnt ihr es unter [my.zusammenkunft.berlin/login.html](https://my.zusammenkunft.berlin/login.html) zurücksetzen ...

[![image-1603899584039.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/scaled-1680-/image-1603899584039.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/image-1603899584039.png)

... indem ihr eure im Cloudron hinterlegte E-Mail-Adresse eintragt. Diese sollte in der Regel eure @zusammenkunft.berlin bzw. @hausderstatistik.org-Adresse sein.

### Hilfe?

Dein Account funktioniert nicht, deine E-Mail-Adresse hat sich geändert oder du kannst nicht alle Apps sehen, die du brauchst?

→ Schreib an <admin@zusammenkunft.berlin>

# Bitwarden Passwortmanager 🔑

Bitwarden ist ein Passwortmanager zur sicheren Verwaltung der ZKB-Accounts über verschiedene Geräte/Teams hinweg. Er kann zusätzlich zur Verwaltung privater Passwörter genutzt werden, so lange diese Infrastruktur bereitsteht und ihr für die ZKB/das HdS arbeitet.

Passwörter werden verschlüsselt auf dem zentralen Server (dem [zusammenkunft.berlin-Cloudron](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/werkzeuge/page/der-cloudron-und-der-zentrale-login "Der „Cloudron“ und der zentrale Login")) gespeichert. Nur mittels Master-Passwort kann auf diese zugegriffen werden.

## Ersteinrichtung von Bitwarden

Um einen Account zu erstellen, braucht ihr einen Einladungslink. Diesen bekommt ihr von einem Bitwarden-Admin (aktuell Clemens) auf Anfrage in euer persönliches Postfach. Der Link ist **sieben Tage** gültig.

Das nun zu vergebende Passwort ist euer **Master-Passwort** und das einzige, was ihr euch ab jetzt merken müsst. Es sollte also [sicher sein](https://www.datenschutz.org/sicheres-passwort/): nirgends sonst verwendet, Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, nicht euer Geburtsdatum ... hilfreich ist ein Merksatz, z.B. "Mein Auto steht seit Januar 2017 in der Garage." &gt; `MAs$01/17@dG`

<p class="callout warning">Sichert euer Master-Passwort: ob in der Apple-Schlüsselverwaltung oder auf einem Zettel im Portemonnaie (aber bitte ohne Hinweis wo es eingegeben werden muss). Hauptsache ihr findet es wieder und es ist nicht für Dritte direkt "verwendbar".</p>

In der Web-App könnt ihr nun eigene Passwörter hinzufügen.

Sobald euer Account vom Bitwarden-Admin bestätigt wurde, könnt ihr die füer euch freigegebenen Passwörter sehen. Es gibt verschiedene Sammlungen, die unterschiedlichen **Nutzendengruppen** entsprechen: Praktikum, Kommunikation, Pioniernutzung, Vorstand. Wenn ihr nicht alle Passwörter sehen könnt, die ihr braucht, müsst ihr eine:n Admin bitten, euch weiteren Gruppen zuzuordnen.

### Passwort zurücksetzen / Notfallzugriff einrichten

<details data-tc-id="w-0.11048877804504675" id="bkmrk-account-l%C3%B6schen-und-" tc-textcontent="true"><summary>Account löschen und neu einrichten</summary>

Es gibt **keine Möglichkeit, euer Passwort per E-Mail zurücksetzen zu lassen** wie bei den meisten Web-Apps. Die einzige Möglichkeit ist, Vorzusorgen, indem ein Notfallkontakt (siehe unten) eingerichtet wird.

Der Account kann nur gelöscht und neu eingerichtet werden. Die persönlichen Passwörter gehen dadurch verloren. So geht es:

1. Account löschen: [https://keys.zusammenkunft.berlin/#/recover-delete](https://keys.zusammenkunft.berlin/#/recover-delete)
2. Admin um erneute Einladung zur Organisation bitten
3. Ersteinrichtung erneut durchführen
4. Notfallzugriff einrichten

</details><details data-tc-id="w-0.43342217323806553" id="bkmrk-notfallzugriff%2Fnotfa" tc-textcontent="true"><summary>Notfallzugriff/Notfallkontakt einrichten</summary>

1. Auf [https://keys.zusammenkunft.berlin/](https://keys.zusammenkunft.berlin/) einloggen
2. 👤 (Account-Kreis oben rechts) → Kontoeinstellungen
3. in der Liste links: `Notfallzugriff` → `+ Notfallkontakt hinzufügen`
4. E-Mail-Adresse eines ZKB-Kontakts mit Bitwarden-Account eintragen (z.B. cw@zusammenkunft.berlin),  
    Benutzerzugriff: Übernahme  
    Wartezeit: *(Empfehlung: 7 oder 14 Tage)*  
    [![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-02/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-02/grafik.png)


Euer Notfallkontakt bekommt nun eine E-Mail mit einem Bestätigungenslink. Sobald der Link geklickt ist, wechselt der Status auf **<span style="background-color: rgb(186, 55, 42); color: rgb(255, 255, 255);">Akzeptiert </span>**.

5\. Erst, wenn ihr im selben Menü euren Kontakt noch mal bestätigt (`…`-Menü → Bestätigen), ist der Notfallkontakt fertig eingerichtet.

<p class="callout success">Eure Vertrauensperson kann nun im Notfallzugriff-Menü den Zugriff auf euren Bitwarden-Account anfordern. Ihr bekommt dann eine E-Mail und habt dann 7 oder 14 Tage Zeit (je nach Einstellung), die Anforderung abzulehnen oder direkt anzunehmen.</p>

<p class="callout warning">Wenn nichts unternommen wird, kann der Account nach Ablauf der Wartezeit übernommen werden.</p>

</details>### Einrichtung von Apps

Es gibt [Apps für Mobilgeräte und Desktop-Computer und Browser-Erweiterungen](https://bitwarden.com/download/) – deren Installation ist empfehlenswert, da dadurch die Passwörter direkt ausgefüllt werden können.

<span style="background-color: #ffff99;">⚠️ Um sich nach der Installation das erste Mal mit dem Server zu verbinden, muss zunächst der **ZKB-Server manuell eingegeben** werden:</span>

1. auf das **Einstellungsrädchen** klicken (hier Beispiel Firefox-Erweiterung, in den Apps funktioniert es genau so):  
    [![image-1603107200465.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/scaled-1680-/image-1603107200465.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/image-1603107200465.png)
2. `keys.zusammenkunft.berlin` bei "Server URL" eintragen  
    [![image-1603107387697.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/scaled-1680-/image-1603107387697.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/image-1603107387697.png)
3. "Log In" → mit E-Mail-Adresse und eurem zuvor auf keys.zusammenkunft.berlin vergebenen **Master-Passwort** anmelden. Nun könnt ihr eure eigenen Passwörter und die für euch freigegebenen sehen:  
    [![image-1603107566893.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/scaled-1680-/image-1603107566893.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2020-10/image-1603107566893.png)

### Installation und Benutzung der Browser-Erweiterung

Für alle gängigen Browser gibt es [hier](https://bitwarden.com/download/) die entsprechenden Plugins (direkt: [Firefox](https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/bitwarden-password-manager/) / [Safari](https://apps.apple.com/app/bitwarden/id1352778147) / [Chrome](https://chrome.google.com/webstore/detail/bitwarden-free-password-m/nngceckbapebfimnlniiiahkandclblb)).

Nach der Installation und Einrichtung (wie oben), kann über die Bitwarden-Schaltfläche Benutzername/Passwort direkt mit einem Klick auf den richtigen Eintrag ausgefüllt werden. In diesem Beispiel wird sowohl ein persönlicher Account als auch der ZKB-Account angeboten.

[![image-1655813292558.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/image-1655813292558.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-06/image-1655813292558.png)

Ein Klick auf den Eintrag füllt dann das Passwort aus. Oder mit Klick auf 👤 = Benutzernamen kopieren; Klick auf 🔑= Passwort kopieren.

#### Neuen Eintrag hinzufügen

manuell: auf ➕ klicken und `Benutzername`, `Passwort` und `URL` eintragen.

automatisch: Auf neue Login-Seite gehen, Benutzernamen und Passwort eintragen und einloggen. Das Bitwarden-Browser-Addon fragt anschließend, ob das neue Passwort gespeichert werden soll. → Speichern klicken.

<p class="callout info">WICHTIG: Anschließend Passwort-Eintrag im Manager suchen und auf **In Organisation verschieben** klicken und die entsprechende Collection auswählen. Sonst bleibt das Passwort nur für euch persönlich gespeichert.  
</p>

[![image-1655816879500.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-06/scaled-1680-/image-1655816879500.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-06/image-1655816879500.png)

### Administratives

Es werden Collections für die verschiedenen Teams/Nutzer:innengruppen verwendet. Diese sind aktuell (2024-04-10):

[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/YBXgrafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2024-04/YBXgrafik.png)

# LimeSurvey Umfragetool

Mit *LimeSurvey* lassen sich komplexe Umfragen erstellen.

Zum Login: [survey.zusammenkunft.berlin](https://survey.zusammenkunft.berlin/index.php?r=admin/authentication/sa/login) – hier "LDAP" als Authentifizierungsmethode auswählen und mit euren [Cloudron-Zugangsdaten](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/zusammen-arbeiten/page/der-cloudron-und-der-zentrale-login "Der „Cloudron“ und der zentrale Login") (vorname.nachname + euer persönliches Passwort) anmelden.

## Tutorials

- [offizielle LimeSurvey Bedienungsanleitung (de)](https://manual.limesurvey.org/LimeSurvey_Manual/de)
- ...

## Tipps

Allgemein:

- Es lässt sich einstellen, dass man dauerhaft im Bearbeitungsmodus ist, so spart man sich bei jeder Frage einzeln in den Bearbeitungsmodus zu wechseln
- Es dauert ein bisschen bis man das Programm versteht, die Bedienung ist etwas sperrig, bietet sehr viele, sehr technische Möglichkeiten
- Am Ende lassen sich alle Antworten als .csv (Excel-Format) abspeichern, wenn man dies richtig öffnet (Hierbei auf das eingestellte Trennzeichen zwischen den einzelnen Datenpunkten achten) ergibt sich schnell eine Gesamtübersicht über alle Antworten
- Fragen: Matrizen sind schön dargestellt, werden aber etwas umständlich in die Excel übersetzt

# Asana (Aufgabenverwaltung)

<span style="font-weight: 400;">Zur Aufgabenverwaltung nutzen wir <span style="text-decoration: line-through;">die App *Wekan*. Das ist ein open-source [Kanban](https://de.wikipedia.org/wiki/Kanban)-Tool ähnlich wie das kommerzielle Trello.</span> inzwischen wieder [Asana](https://app.asana.com/). </span>

<span style="font-weight: 400;">Alle Aufgaben werden hier in verschiedenen **Boards** **für jedes Team oder jedes Unterprojekt** zentral gesammelt. </span>

# Miro

## Tutorials

- 

---

## Tipps

- die **Curser der Anderen** lassen sich ausschalten:  
    [![image-1611677938868.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-01/scaled-1680-/image-1611677938868.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-01/image-1611677938868.png)
- man kann auch ALLE zu sich bringen   
    Rechtsklick auf die Collaborators - **Bring everyone to me**
- mit gedrückter `Alt`-Taste und Maus lassen sich Objekte einfach kopieren, dies ist besonders hilfreich bei Vorlagen wie Farbe/Form
- Datei-Import: Aus Excel können Felder einfach in Miro kopiert werden `Cmd/Strg+C` `Cmd/Strg+V`, die Felder werden alle einzeln als Post-It eingefügt

# Telegram

Telegram wurde in verschiedene Channel aufgeteilt. Kurze Frage zu Jour Fixes, Terminen etc finden hier statt, Inhalte sollen in Email kommuniziert werden.

# Zoom

<span style="font-weight:400;">Teammeetings und Arbeitsrunden mit Partnern etc. können über den Zoom-Account abgehalten werden. Zoom-Meetings sollen, analog zu realen Meetings, möglichst gut vorbereitet und knapp ablaufen.</span>

<span style="font-weight:400;">Die Meeting ID der ZKB lautet: **313 540 3263**</span>

# Google Drive

<span style="font-weight:400;">Der gemeinsame Datenraum ist in google drive. Hier werden ALLE Dokumente abgespeichert, so dass sie jederzeit für alle Zugänglich sind. </span>

#### <span style="font-weight:400;">Server und Dokumente</span>

- <span style="font-weight:400;">Alle Drive-Ordner werden als “restricted” (dt. “eingeschränkt”) freigeben. Also immer nur für konkrete E-Mail-Adressen, nicht über Linkfreigabe. </span>
- <span style="font-weight:400;">In Projektordnern werden Dateien (Tabellen, Docs, Sheets) nach Möglichkeit immer selbst vom Kernteam angelegt, da nur so wir die Eigentümer (“Owner”) der Dateien sind. Wenn Praktikant:innen oder externe Projektpartner Dateien anlegen, haben wir keine Kontrolle über den zukünftigen Erhalt der Datei, auch wenn die Dateien in unseren Ordnern liegen. </span>
- <span style="font-weight:400;">Beschriftungen von Dateien erfolgen folgendermaßen: </span><span style="font-weight:400;">  
    </span><span style="font-weight:400;">\[Datum in YYMMDD\]\_\[aussagekräftiger Dateiname\]\_\[Version\]\_\[ggf. Kürzel\]</span><span style="font-weight:400;">  
    </span><span style="font-weight:400;">Beispiel: 201001\_Entwurf-Newsletter-Oktober\_V2\_XY</span>
- <span style="font-weight:400;">Sobald ein Dokument überarbeitet wird, wird es mit dem Kürzeln V2, V3 ergänzt. V steht für Version. Wenn eine Version kommentiert und mit Änderungsvorschlägen versehen wurde, kann das eigene Kürzel angehängt werden.</span>
- <span style="font-weight:400;">InDesign-Dateien werden immer </span>*<span style="font-weight:400;">verpackt</span>*<span style="font-weight:400;"> abgelegt und als IDML gespeichert</span>
- <span style="font-weight:400;">Produkthygiene: Nach jedem Projekt wird der Ordner aufgeräumt und das Ergebnis/ beste Bilder etc in einen Ergebnis-Ordner geschoben. Ein bis zwei der besten Bilder werden in den Presse-Ordner in Overhead geschoben (beschriftet) und eine Kurzbeschreibung des Projektes im Ausschreibungs-Ordner abgelegt. </span>

# E-Mail

Die gute alte E-Mail. Totgesagte leben länger!

# Mail-Account (mit Postfach) einrichten

Ihr braucht dazu:

- ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. [Thunderbird](https://www.thunderbird.net/de/)
- ein eigenes Postfach auf dem UDMedia-Mailserver, auf das eure `xy@hausderstatistik.org` bzw. `xy@zusammenkunft.berlin`-Adressen geleitet werden (wenn noch nicht eingerichtet: →<admin@zusammenkunft.berlin>) 
    - ein Passwort (von Admin vergeben)

## Serverdaten

<details data-tc-id="w-0.5403415683963104" id="bkmrk-%40hausderstatistik.or" tc-textcontent="true"><summary>@hausderstatistik.org</summary>

<canvas class="lt-highlighter__canvas" height="95" style="display: none; top: 23px !important; left: 410px !important;" width="71"></canvas><table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.zusam" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.**ud24**.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143 (Posteingangsserver, IMAP)  
587 (Postausgangsserver, SMTP)  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

</details><details data-tc-id="w-0.20724896579655983" id="bkmrk-%40zusammenkunft.berli" tc-textcontent="true"><summary>@zusammenkunft.berlin, @hausdermaterialisierung.org, @andersbauen.berlin</summary>

<canvas class="lt-highlighter__canvas" height="95" style="display: none; top: 23px !important; left: 410px !important;" width="71"></canvas><table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.ud25." style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.**ud25**.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143 (Posteingangsserver, IMAP)  
587 (Postausgangsserver, SMTP)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

</details>## Einrichtung in Thunderbird (v91.3)

1. `Datei` &gt; `Neu` &gt; `Bestehendes E-Mail-Konto` (oder `<span style="font-weight: 400;">Extras</span>`<span style="font-weight: 400;"> &gt; </span>`<span style="font-weight: 400;">Konteneinstellungen</span>` &gt; `Konten-Aktionen` &gt; `E-Mail-Konto hinzufügen` )
2. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Vorname/Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort eingeben</span></span>[![image-1637584797440.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584797440.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584797440.png)
3. <span style="font-weight: 400;">automatische Einrichtung klappt? → "IMAP" auswählen. **Fertig!** **🙂** </span>
4. <span style="font-weight: 400;">Falls automatische Einrichtung nicht: klappt: "Manuell einrichten" anklicken und Einstellungen manuell vornehmen, mit den Daten aus den folgenden Abschnitten.</span>

### Postfach-Einstellungen bei @zusammenkunft-Adresse

#### Posteingangsserver (IMAP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.ud25.-1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

#### Postausgangsserver (SMTP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.zusam-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud25.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">587</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

[![image-1637583215625.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637583215625.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637583215625.png)

### Postfach-Einstellungen bei @hausderstatistik-Adresse

#### Posteingangsserver (IMAP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.hausd" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">143</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

#### Postausgangsserver (SMTP)

<table border="1" id="bkmrk-hostname%3A-mail.hausd-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">Hostname:</td><td style="width: 50%;">mail.ud24.udmedia.de</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Port:</td><td style="width: 50%;">587</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Verbindungssicherheit:</td><td style="width: 50%;">STARTTLS</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Authentifizierungsmethode:</td><td style="width: 50%;">Passwort (normal)</td></tr></tbody></table>

[![image-1637584130742.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584130742.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584130742.png)

## Einrichtung in Apple Mail

1. `Mail` &gt; `Account hinzufügen ...` &gt; `Anderer Mail-Account ...`
2. Name, Email-Adresse und Passwort eingeben
3. Fehlermeldung erscheint: „<span style="color: rgb(224, 62, 45);">Accountname/Passwort konnte nicht überprüft werden.</span>“ (= normales Verhalten)
4. Bei „Server für eintreffende E-Mails“ und „Server für ausgehende E-Mails“ `mail.ud25.udemedia.de` eintragen (für @zusammenkunft.berlin und @andersbauen.berlin)[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-10/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-10/grafik.png)

### Konfiguration

Analog zu Thunderbird – das Eingabefenster für die Mailkonto-Daten sieht jedoch ggf. etwas anders aus:

[![image-1637584416048.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637584416048.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637584416048.png)

Die Verwendung von mail.zusammenkunft.berlin kann u.U. Fehlermeldungen wegen des Sicherheitszertifikats verursachen. Es gibt zwei Workarounds:

1. Ausnahme hinzufügen – gegebenenfalls Zertifikat herunterladen, im Apple-Schlüsselbund hinterlegen und auf "immer vertrauen" umstellen. Mehr dazu bei Apple, z.B. [Mail auf deinem Mac kann das Zertifikat eines Servers nicht überprüfen](https://support.apple.com/de-de/guide/mail/mlhlp1130/mac) / [Ändern der Vertrauenseinstellungen für ein Zertifikat mit der Schlüsselbundverwaltung auf dem Mac](https://support.apple.com/de-de/guide/keychain-access/kyca11871/mac))
2. Mailserver `mail.ud25.udmedia.de` verwenden.

<p class="callout warning">*Verbindungseinstellungen automatisch verwalten* muss ggf. deaktiviert werden.   
(Mail &gt; Einstellungen &gt; Accounts)  
</p>

# Alias-Absende-Adresse einrichten

Ihr habt eine Weiterleitung von eurer Kürzel-Adresse `xy@zusammenkunft.berlin` bzw. `xy@hausderstatistik.org` an eure persönliche E-Mail-Adresse eingerichtet bekommen, könnt aber noch nicht von dieser Adresse versenden? Mit dieser Anleitung könnt ihr euch die Adresse als **Absende-Adresse einrichten**.

Das ganze funktioniert über einen *Alias* bzw. eine *Identität,* das bedeutet: ihr versendet die Mail über unseren Mailserver, ohne dass ihr ein persönliches Postfach habt – wie, wenn ihr in einer fremden Stadt einen Brief abschickt und trotzdem eure eigene Adresse als Absender eintragt.

Ihr braucht dazu:

- ein Desktop-Mailprogramm wie z. B. [Thunderbird](https://www.thunderbird.net/de/)
- ein bereits eingerichtetes Mehrbenutzer-Postfach der Domain eurer Kürzel-Adresse, also z. B. *werkstatt@hausderstatistik.org* für `xy@hausderstatistik.org` oder *vorstand@zusammenkunft.berlin* für `xy@zusammenkunft.berlin`

## Einrichtung in Thunderbird (v78.10)

1. `<span style="font-weight: 400;">Extras</span>`<span style="font-weight: 400;"> &gt; </span>`<span style="font-weight: 400;">Konteneinstellungen</span>`
2. <span style="font-weight: 400;">in der linken Spalte das Mehrbenutzer-Konto (z. B. werkstatt@) auswählen</span>
3. <span style="font-weight: 400;">Identität hinzufügen (</span>`<span style="font-weight: 400;">Weitere Identitäten …</span>`<span style="font-weight: 400;">)</span>[![image-1620149513243.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149513243.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149513243.png)
4. <span style="font-weight: 400;">Name &amp; E-Mail-Adresse mit eurem Kürzel eintragen: xy@zusammenkunft.berlin / xy@hausderstatistik.org[![image-1620149564933.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149564933.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149564933.png)</span>
5. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Den Tab `Kopien & Ordner` konfigurieren  
    </span></span></span>
    - <p class="callout warning"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">→ eure gesendeten Nachrichten/Entwürfe im eurem persönlichen Postfach (falls vorhanden) oder neu erstellten lokalen Ordnern speichern lassen, sonst sind diese für alle Postfachnutzenden einsehbar![![image-1620149645174.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620149645174.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620149645174.png)</span></span></span></p>
        
        [![image-1620150023230.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150023230.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150023230.png)
        
        <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">  
        </span></span></span>
6. <span style="font-weight: 400;">die eingerichtete Identität ggf. </span>`<span style="font-weight: 400;">als Standard festlegen</span>`<span style="font-weight: 400;">  
    </span>[![image-1620150105568.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150105568.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150105568.png)

**Fertig!** **🙂**

## Einrichtung in Apple Mail

Die Schritte im Abschnitt A sind nur notwendig, wenn der Vorstandsaccount nicht eingerichtet ist.  
→ Direkt zu Abschnitt [B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/werkzeuge/page/alias-absende-adresse-einrichten#bkmrk-einrichtung-des-alia)

### A) Einrichtung zusammenkunft.berlin-SMTP-Postausgangsserver

1. <span style="font-weight: 400;">`Mail` &gt; `Einstellungen` &gt; `Accounts`  
    </span>
2. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Tab `Servereinstellungen` , Dropdown-Menü anklicken[![image-1620150449962.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150449962.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150449962.png)  
    </span></span>
3. <span style="font-weight: 400;">`SMTP-Serverliste bearbeiten ...`  
    [![image-1620150623219.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150623219.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150623219.png)  
      
    </span>
4. <span style="font-weight: 400;"><span style="font-weight: 400;">Auf `+` klicken,   
    Haken entfernen bei "Verbindungseinstellungen automatisch verwalten"  
    </span></span>[![image-1620150711760.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620150711760.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620150711760.png)
5. Folgende Account-Daten eintragen:  
    <table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Benutzername:</span>
    
    </td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">info@zusammenkunft.berlin</span>
    
    </td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Passwort:</span><span style="font-weight: 400;"> </span></td><td style="width: 70.3694%;">\[siehe Zugangsdaten, zukünftig auf [keys.zusammenkunft.berlin](https://doku.zusammenkunft.berlin/keys.zusammenkunft.berlin)\]</td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Hostname: </span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">mail.ud25.udmedia.de</span></td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Port:</span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">587 (TLS)</span></td></tr><tr><td style="width: 29.6306%;"><span style="font-weight: 400;">Authentifizierung:</span></td><td style="width: 70.3694%;"><span style="font-weight: 400;">Passwort</span></td></tr></tbody></table>
    
    [![image-1620151426469.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/scaled-1680-/image-1620151426469.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2021-05/image-1620151426469.png)
6. <span style="font-weight: 400;">mit `OK` bestätigen.</span>

### B) Einrichtung des Alias-Accounts in Apple Mail

**macOS 10.12 Sierra**

Anleitung von [posteo.de](https://posteo.de/hilfe/e-mail-alias-in-os-x-mail-nutzen)

<div id="bkmrk-klicken-sie-in-der-m"><div>1. Klicken Sie in der **Menü-Leiste** auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Mail</span>.
2. Öffnen Sie die <span class="wm-help wm-btn-gray">Einstellungen</span>.

</div></div><div id="bkmrk-"><div><div>[![Klicken Sie in Apple Mail in der Menü-Leiste auf "Mail" und dort auf "Einstellungen".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/1-email-alias-in-macos%E2%80%9310_12-einstellungen-oeffnen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/1-email-alias-in-macos%E2%80%9310_12-einstellungen-oeffnen.png "Klicken Sie in Apple Mail in der Menü-Leiste auf "Mail" und dort auf "Einstellungen".")</div></div></div><div id="bkmrk--0"></div><div id="bkmrk--1"></div><div id="bkmrk-klicken-sie-auf-acco"><div>3. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Accounts</span>.
4. Öffnen Sie <span style="text-decoration: line-through;">Ihr Posteo-E-Mail-Konto</span> das **ZUsammenKUNFT-E-Mail-Konto**.
5. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">Accountinformationen</span>.
6. Klicken Sie bei **E-Mail-Adresse** auf das Auswahlmenü.
7. Klicken Sie auf <span class="wm-help wm-btn-gray">E-Mail-Adressen bearbeiten</span>.

</div></div><div id="bkmrk--2"><div><div>[![Öffnen Sie "Accounts" und wählen Sie Ihre Posteo-Adresse aus. Unter "Accountinformationen" klicken Sie auf das Auswahlmenü neben "E-Mail-Adresse" und dort auf "E-Mail-Adressen bearbeiten ...".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/2-email-alias-in-macos-10_12-accounts-oeffnen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/2-email-alias-in-macos-10_12-accounts-oeffnen.png "Öffnen Sie "Accounts" und wählen Sie Ihre Posteo-Adresse aus. Unter "Accountinformationen" klicken Sie auf das Auswahlmenü neben "E-Mail-Adresse" und dort auf "E-Mail-Adressen bearbeiten ...".")</div></div></div><div id="bkmrk--3"></div><div id="bkmrk--4"></div><div id="bkmrk-klicken-sie-auf-das-"><div>8. Klicken Sie auf das kleine **Plus-Zeichen** unten links.
9. Geben Sie unter *E-Mail-Adresse* Ihre **Alias-E-Mail-Adresse** (`xy@zusammenkunft.berlin`) ein und ggf. unter *Voller Name* einen Namen ein, den Sie als **Absender-Namen** nutzen möchten.
10. Bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf `<span class="wm-help wm-btn-gray">OK</span>`.

</div></div><div id="bkmrk--5"><div><div>[![Fügen Sie über das "Plus-Zeichen" unten links eine neue Adresse hinzu. Geben Sie Ihre Alias-Adresse und ggf. einen Absende-Namen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit "OK".](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/3-email-alias-in%E2%80%93macos-10_12-alias-eintragen-name-waehlen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/3-email-alias-in%E2%80%93macos-10_12-alias-eintragen-name-waehlen.png "Fügen Sie über das "Plus-Zeichen" unten links eine neue Adresse hinzu. Geben Sie Ihre Alias-Adresse und ggf. einen Absende-Namen ein. Bestätigen Sie die Änderung mit "OK".")</div></div></div><div id="bkmrk-sie-haben-ihren-alia"><div>11. Sie haben Ihren Alias erfolgreich in Apple Mail eingerichtet. Sie können ihn jetzt im E-Mail-Editor als Absender auswählen, indem Sie unter **Von** auf das Auswahlmenü klicken und den Alias dort auswählen (12).[![Wählen Sie Ihren Alias im Apple Mail E-Mail-Editor über das Auswahlmenü neben "Von" als Absender aus.](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/vorschau/4-email-alias-in-macos-10_12-alias-auswaehlen.png)](https://cdn.posteo.de/hilfe/43739-wie-richte-ich-einen-e-mail-alias-in-apple-mail-auf-meinem-mac-ein/10.12-sierra/4-email-alias-in-macos-10_12-alias-auswaehlen.png "Wählen Sie Ihren Alias im Apple Mail E-Mail-Editor über das Auswahlmenü neben "Von" als Absender aus.")

</div></div><div id="bkmrk--6"><div><div></div></div></div>

# Abwesenheitsnachricht einstellen

### Im Webmail

1. Im [Webmail-Portal](https://ssl.lux01.de/roundcube/) einloggen
2. Unter *Einstellungen &gt; Abwesenheit* die Nachricht eingeben

[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-12/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2023-12/grafik.png)

# Prozess E-Mail-Archivierung

*Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens*

## Problem

- E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
- zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

## Ziel

- E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
- Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
- Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

*Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer [gesetzeskonformen](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/e-mail/page/recherche-e-mail-archivierung-gesetzliche-anforderungen) "professionellen Archivierung" kompatibel.*

## pragmatischer Grauzonen-Prozess

- E-Mails älter als 2 Jahre werden \[manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?\] archiviert
- große Anhänge werden „abgetrennt“ 
    - abspeichern im **Mail-Archiv-Ordner** in der Cloud  
        
        - automatische Benennung nach einheitlichem Schema:   
            Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
        - `YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung` // z.B.
        - `2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg`
    - = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
    - **nach Ablage: Anhang löschen**

### archivierte Anhänge wieder auffinden:

1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

### Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

`ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX`

### Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

`HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX`

# E-Mails kommen zeitverzögert an

Wenn E-Mails 10–15 min verzögert ankommen, liegt das am *Greylisting*:
>Greylisting ist eine effektive Methode, um Spam-E-Mails auszufiltern. Spammer schicken in der Regel eine Spam-E-Mail nur einmalig. Korrekt arbeitende Mailserver versenden allerdings E-Mails nicht nur einmal, wodurch der zweite Zustellversuch innerhalb kurzer Zeit erfolgt. **Wenn das Absender-Empfänger-Paar in den letzten 30 Tagen keinen Kontakt hatte, wird nun eine eintreffende E-Mail einmalig verzögert.** Sie erhalten diese dann, sobald der Absender-Mailserver die E-Mail erneut verschickt hat. Sobald das Absender-Empfänger-Paar unserem Mailserver bekannt ist, werden E-Mails nicht mehr verzögert. \
\
Wir empfehlen die Einstellungen zu aktivieren, auch wenn es dadurch zu einigen verzögerte E-Mails kommen wird.

(UDMedia)

Greylisting kann bei Bedarf durch die Admins im [Kundenmenü](https://login.udmedia.de/mail/#spamfilter) deaktiviert werden.

Mehr Infos (UDMedia): [**Greylisting: Verzögerte E-Mails bei aktiviertem Spamfilter**](https://hilfe.udmedia.de/e-mail/e-mail-postfaecher/greylisting-verzoegerte-e-mails-bei-aktiviertem-spamfilter/)

# Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

### Update 2021-08-17

> Revisionssicher ist auch, wenn Dokumente auf einem Datenträger gespeichert werden, bei dem eine Änderung nazu ausgeschlossen ist. Konkret. Wenn Du Deine Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen auf eine Jahres-CD brennst und diese in einem Banksafe oder anderen pysikalischen Ort speicherst (Diebstahl, Brand usw.) dann ist dem Gesetz genüge getan.
> 
> Bei einem Selbstständigen und kleinem Betrieb ist die Anzahl der Mails die revisionssicher archiviert werden müssen sehr überschaubar, so daß es reicht diese mit einem Plugin, wie bei ecoDMS ins Archiv zu schicken, oder sie mittels PDF druck auf die Jahres-CD.

[Quelle: Jens Falk, Hostsharing-Liste](https://lists.hostsharing.net/archiv/support/2021-June/067909.html)

### Steuerrecht (GoBD)

Grundlage: *Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff **(GoBD)***

aktuelle Fassung: [BFM](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html)

Betroffen sind etwa folgende Inhalte:

- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
- sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

(Quelle: [https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/](https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/))

#### E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis [(Bitkom-Broschüre)](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html)

1. **E-Mails sind aufbewahrungspflichtig**
    - *= E-Mails mit der **Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs***
2. **E-Mails sind elektronisch aufzubewahren**
    - *Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen*.
3. **Dateianhänge sind im Original aufzubewahren**
4. **4 E-Mail lediglich als Transportmittel**
    - *wenn keine Zusatzinfo im E-Mail-Text: Sicherung des Anhangs reicht*
5. **E-Mails sind zu indexieren**
    - *eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss hergestellt sein*
6. **E-Mails sind unverändert zu archivieren**
    - *die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus*
    - *Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme \[bietet sich an\] für Nachweis der Unveränderbarkeit / Nachvollzug von Änderungen*
7. **Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben**
    - Dateianhänge müssen maschinell auswertbar bleiben
    - Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
8. **Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren**
    - versionierte Verfahrensdokumentation mit Ausführungen, wie die in GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt werden
    - für „sachverständige Dritte“ nachvollziehbar

#### Elektronische Archivierung und GoBD [(Bitkom-Broschüre)](https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Archivierung-und-GoBD.html)

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

### Handelsgesetzbuch (HGB)

\_„\_Auch das Handelsgesetzbuch enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: *‚Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.‘“*

*„**Handelsbriefe** sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails \[…\].“*

(Quelle: [https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/](https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/))

→ weniger weitreichend als steuerrechtliche Vorschriften

# Häufig auftretende E-Mail-Probleme

### Fehlermeldung: \[IP-Adresse 111.22.33.4\] does not like recipient.

<p class="callout danger">`[IP-Adresse 111.22.33.4] does not like recipient.`  
`Remote host said: 550-[IP 999.88.77.6] is not allowed to send mail from [beispieldomain.de].`</p>

Erläuterung von [www.mfaq.info](http://www.mfaq.info/)*:*

> ***550**-ip is not allowed to send mail from domain.tld. Help at/Hilfe unter www.mfaq.info*
> 
> Der Empfang der von Ihnen versendeten E-Mail wurde vom empfangenden Mailserver verweigert. Entweder ist der zur Absenderdomain gesetzte SPF-Eintrag nicht korrekt oder der Versand der Nachricht erfolgte über eine IP-Adresse, die nicht im hinterlegten SPF-Record enthalten ist.

#### Übersetzung

Der Empfang der von dir versendeten E-Mail wurde vom empfangenden Mailserver verweigert. Der Versand der Nachricht erfolgte über eine IP-Adresse (einen Server), die nicht auf der Liste der erlaubten IP-Adressen eingetragen ist.

`<span id="bkmrk-entfernter-server">entfernter Server </span>(IP-Adresse 11.22.33.4) mag den Empfänger nicht.`  
`Der entfernte E-Mail-Host sagte: SMTP-Fehler 550 (Nachricht unzustellbar) - unser ZKB-UDMedia-Mailserver (999.88.77.6) darf keine Nachrichten versenden von [privater-mailserver.de]`

#### Erläuterung

Dein E-Mail-Programm hat versucht, eine Nachricht mit der Absenderadresse "name<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">@privater-mailserver.de" über den ZKB-UDMedia-Mailserver zu verschicken.   
</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Die Empfänger-Mailserver lehnen die E-Mail ab, weil sie wissen, dass von UDMedia nur E-Mails mit der Domain @hausderstatistik.org, @zusammenkunft.berlin etc. verschickt werden dürfen.</span>

#### <span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Behebung</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Einstellungen im E-Mail-Programm kontrollieren, dass die *@privater-mailserver.de*-Adressen nicht die UDMedia-Server zum Versenden verwenden dürfen.</span>

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">In Apple Mail kann es unter **Einstellungen** &gt; **Accounts** &gt; **Tab „Servereinstellungen“** &gt; **E-Mail-Ausgangsserver (SMTP)** &gt; **Dropdown-Menü Account** &gt; **SMTP-Serverliste bearbeiten** kontrolliert werden.</span>

[![grafik.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2025-03/grafik.png)

<span style="font-family: -webkit-system-font, Helvetica Neue, Helvetica, sans-serif;">Wenn das Problem fortbesteht, kann es eine Lösung sein, die Postfächer stärker zu trennen in den E-Mail-Client-Programmen (z.B. ZKB-Postfächer in Thunderbird, zusammenarbeiter.de in Apple Mail).  
</span>

# Drucker

Ricoh Aficio MP C3002

## Scannen

#### 1. Am Drucker scannen

- Nicht "Scan", sondern <span style="background-color:#eccafa;">"Document Server"</span> auswählen  
    [![image-1651005185625.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/scaled-1680-/image-1651005185625.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/image-1651005185625.png)
- `Zum Scanbildschirm` drücken  
    [![image-1651002463897.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/scaled-1680-/image-1651002463897.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/image-1651002463897.png)
- ggf. Einstellungen (Farbe, Auflösung) vornehmen
- mit `GRÜN` Dokumentseite(n) scannen
- `Scan beendet`/`Zurück zu Dateiliste` drücken – das Dokument sollte jetzt gespeichert und in der Liste aufgeführt sein  
      
    [![image-1651002680103.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/scaled-1680-/image-1651002680103.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/image-1651002680103.png)

#### 2. Dokument über Browser herunterladen

<p class="callout info">Voraussetzung: mit WLAN-Netzwerk "Statistik2018" verbunden</p>

- Drucker enRICOH besuchen: `<a href="http://192.168.178.8/">http://192.168.178.8/</a>` im Browser aufrufen 
    - (ggf. Warnmeldung akzeptieren, dass die Verbindung nicht verschlüsselt ist: `Erweitert ...`&gt;`Risiko akzeptieren und fortfahren` o.ä.)
    - **Tipp:** Seite als Lesezeichen ⭐ setzen
- Auf `Print Job/Stored File` &gt; `Dokument Server` gehen
- Dokument herunterladen. Fertig!   
    
    - *gescannte Dokumente werden automatisch nach einem Tag gelöscht*

[![image-1650991795718.png](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/scaled-1680-/image-1650991795718.png)](https://doku.zusammenkunft.berlin/uploads/images/gallery/2022-04/image-1650991795718.png)