# Google Drive

<span style="font-weight: 400;">Der gemeinsame Datenraum ist in google drive. Hier werden ALLE Dokumente abgespeichert, so dass sie jederzeit für alle Zugänglich sind. </span>

#### <span style="font-weight: 400;">Server und Dokumente</span>

- <span style="font-weight: 400;">Alle Drive-Ordner werden als “restricted” (dt. “eingeschränkt”) freigeben. Also immer nur für konkrete E-Mail-Adressen, nicht über Linkfreigabe. </span>
- <span style="font-weight: 400;">In Projektordnern werden Dateien (Tabellen, Docs, Sheets) nach Möglichkeit immer selbst vom Kernteam angelegt, da nur so wir die Eigentümer (“Owner”) der Dateien sind. Wenn Praktikant:innen oder externe Projektpartner Dateien anlegen, haben wir keine Kontrolle über den zukünftigen Erhalt der Datei, auch wenn die Dateien in unseren Ordnern liegen. </span>
- <span style="font-weight: 400;">Beschriftungen von Dateien erfolgen folgendermaßen: </span><span style="font-weight: 400;">  
    </span><span style="font-weight: 400;">\[Datum in YYMMDD\]\_\[aussagekräftiger Dateiname\]\_\[Version\]\_\[ggf. Kürzel\]</span><span style="font-weight: 400;">  
    </span><span style="font-weight: 400;">Beispiel: 201001\_Entwurf-Newsletter-Oktober\_V2\_XY</span>
- <span style="font-weight: 400;">Sobald ein Dokument überarbeitet wird, wird es mit dem Kürzeln V2, V3 ergänzt. V steht für Version. Wenn eine Version kommentiert und mit Änderungsvorschlägen versehen wurde, kann das eigene Kürzel angehängt werden.</span>
- <span style="font-weight: 400;">InDesign-Dateien werden immer </span>*<span style="font-weight: 400;">verpackt</span>*<span style="font-weight: 400;"> abgelegt und als IDML gespeichert</span>
- <span style="font-weight: 400;">Produkthygiene: Nach jedem Projekt wird der Ordner aufgeräumt und das Ergebnis/ beste Bilder etc in einen Ergebnis-Ordner geschoben. Ein bis zwei der besten Bilder werden in den Presse-Ordner in Overhead geschoben (beschriftet) und eine Kurzbeschreibung des Projektes im Ausschreibungs-Ordner abgelegt. </span>