# Prozess E-Mail-Archivierung

*Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens*

## Problem

- E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
- zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

## Ziel

- E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
- Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
- Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

*Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer [gesetzeskonformen](https://doku.zusammenkunft.berlin/books/e-mail/page/recherche-e-mail-archivierung-gesetzliche-anforderungen) "professionellen Archivierung" kompatibel.*

## pragmatischer Grauzonen-Prozess

- E-Mails älter als 2 Jahre werden \[manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?\] archiviert
- große Anhänge werden „abgetrennt“ 
    - abspeichern im **Mail-Archiv-Ordner** in der Cloud  
        
        - automatische Benennung nach einheitlichem Schema:   
            Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
        - `YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung` // z.B.
        - `2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg`
    - = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
    - **nach Ablage: Anhang löschen**

### archivierte Anhänge wieder auffinden:

1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

### Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

`ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX`

### Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

`HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX`