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InDesign-Template mit Daten aus Tabelle füttern

Daten aus Exceltabellen können in InDesign importiert werden. Das kann eine Menge an stupider Copy&Paste-Arbeit ersparen.

Voraussetzungen

  • InDesign CS5 oder höher
  • LibreOffice Calc (7.0+)
    • Excel sollte auch funktionieren, analoge Einstellungen selbst finden

1 Daten exportieren

aus Googlesheets oder Excel: als xls oder csv abspeichern

2 Daten in LibreOffice aufbereiten

  • öffnen
  • Sicherstellen, dass alle Spalten benannt sind (Beschriftung erste Zeile)
  • Zeilenumbrüche in Textfeldern (`\n`) suchen und durch "`"` ersetzen

    • image-1622459626390.png

    weitere Rohdatenkorrekturen durchführen
      z. B. Sekunden in Zeiten löschen: `:00:00` suchen und durch `:00` ersetzen als Tab-getrennte CSV-Datei mit Unicode (UTF-16)-Kodierung abspeichern als
      YYMMDD_Dateiname_Unicode-UTF16_tab_no-line-breaks.csv

      3 Daten in InDesign importieren

      • Fenster > Hilfsprogramme > Datenzusammenführung öffnen
      • Kontextmenü: "Datenquelle auswählen"
      • CSV-Datei auswählen
      • Vorschau überprüfen
      • "Zusammengeführtes Dokument erstellen"

      4 Korrekturen in InDesign

        in InDesign die Zeilenumbrüche mit Suchen/Ersetzen (Strg+F) wiederherstellen
          mit ^7 für Abssatzsymbol und ^p für Absatz

          image-1622459877654.png

          automatisch erstellte Seiten auf Fehler überprüfen, ggf. redaktionell bearbeiten, schick machen

           

          Troubleshooting

          LibreOffice: Spalten werden nicht korrekt erkannt, alle Daten sind hintereinander in der ersten Spalte

          → beim CSV-Import korrektes Trennzeichen einstellen (bei GSheets CSV-Download: Komma)

          LibreOffice: Spalten werden nicht korrekt erkannt, Text wird auf mehrere Spalten aufgeteilt

          → beim CSV-Import korrektes Trennzeichen einstellen (bei GSheets CSV-Download: Komma), darauf achten, dass ggf. Kommas und Umbrüche enthaltender Text mit Anführungszeichen umschlossen ist (z. B. `"hier ist, manchmal, ein komplexer satzbau"`)

          InDesign: Es erscheint nichts in der Datenzusammenführung, auch keine Fehlermeldung

          → UTF-16-kodiert abspeichern

          InDesign: Umlaute und Sonderzeichen werden nicht korrekt dargestellt

          → CSV UTF-16-kodiert abspeichern, beim Import in InDesign unter Importoptionen "Unicode", nicht "ASCII" auswählen.

          InDesign: Daten erscheinen, aber an willkürlichen Orten

          evtl. werden Kommas und Zeilenumbrüche von InDesign als Spaltentrenner gelesen.

          → Zeilenumbrüche in LibreOffice Suchen und ersetzen, tabgetrennte CSV (UTF-16) abspeichern

           

           

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