Recherche E-Mail-Archivierung: gesetzliche Anforderungen

Steuerrecht (GoBD)

Grundlage: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

aktuelle Fassung: BFM

Betroffen sind etwa folgende Inhalte:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
• sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

E-Mails und GoBD: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis (Bitkom-Broschüre)

1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
   • = E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
   • Der bloße Ausdruck in Papierform genügt dabei grundsätzlich nicht den Anforderungen.
3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
4. 4 E-Mail lediglich als Transportmittel
   • wenn keine Zusatzinfo im E-Mail-Text: Sicherung des Anhangs reicht
5. E-Mails sind zu indexieren
   • eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg muss hergestellt sein
6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
   • die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus
   • Einsatz von Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme [bietet sich an] für Nachweis der Unveränderbarkeit / Nachvollzug von Änderungen
7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
   • Dateianhänge müssen maschinell auswertbar bleiben
   • Dabei müssen grundsätzlich auch die E-Mail-Attribute bzw. die E-Mail-Eigenschaften erhalten bleiben, wenn diese steuerliche Bedeutung besitzen.
8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
   • versionierte Verfahrensdokumentation mit Ausführungen, wie die in GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt werden
   • für „sachverständige Dritte“ nachvollziehbar

Elektronische Archivierung und GoBD (Bitkom-Broschüre)

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral
2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Handelsgesetzbuch (HGB)

_„_Auch das Handelsgesetzbuch enthält Vorschriften zur Archivierung. In § 238 HGB heißt es: ‚Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.‘“

„Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, nicht aber bloße Werbe-E-Mails […].“

(Quelle: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/)

→ weniger weitreichend als steuerrechtliche Vorschriften