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Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2020-11-182021-04-28 // Version: 1.12 // Clemens + Felix

Problem

  • E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
  • zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

Ziel

  • E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
  • Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
  • Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.

offene Fragen

    ist der Anhang-Archivierungsprozess sinnvoll?
      Alternative: wichtige Anhänge täglich, bei Empfang der E-Mails, im entsprechenden Ordner ablegen – benötigt Verständnis bei allen, dass E-Mail-Postfach kein Archiv ist (= alle Anhänge landen in Zukunft im Papierkorb) ...
        Wer wäre zuständig dafür im hektischen Tagesgeschäft? Wie wird sichergestellt, dass die Arbeit der „Einordnung“ nicht doppelt gemacht wird? gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für geschäftliche „Post“: 10 Jahre
          keine Veränderung der Dateien erlaubt professionelle Archivierung Welche Mails sind steuerlich relevant? Würde es z.B. reichen, dokumente@ / rechnung@ auf professionelle Weise zu archivieren?

          pragmatischer Grauzonen-Prozess

          • E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
          • große Anhänge werden „abgetrennt“ =
            in
          • abspeichern denim Mail-Archiv-Ordner in der Cloud gelegt
            • automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
              Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
            • YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung // z.B.
            • 2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
          • = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
          nach Ablage: Anhang löschen

          archivierte Anhänge wieder auffinden:

          1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
          2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

          Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

          ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

          Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

          HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX

           

          Technische Umsetzung

          Mail-Programm Thunderbird (Achtung: die ältere Version 68 wird benötigt) + Add-On AttachmentExtractor Continued (Achtung: Entwicklung eingestellt, nicht für Thunderbird 78+ verfügbar)

            im Postfach > Archiv einen Ordner "2018" (oder vergleichbar) anlegen (oder eine beliebige Mail des Jahres auswählen, dann Rechtsklick > Archivieren), mittels Filter (oder durch Sortierung nach Datum) entsprechende Mails dort archivieren im Archiv-Ordner den Reiter “Größe” hinzufügen nach Größe (absteigend ▼) sortieren Dateien ≥100 KB markieren
              Rechtsklick > AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten > In Favoritenordner > [Passender Ordner] wählen
                warten prüfen verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!) Anhänge hochladen (per Cyberduck)
                  verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!) Anhänge aus dem E-Mail-Postfach löschen:
                    im Thunderbird erneut markieren und rechts klicken, “AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten / Anhänge ausgewählter Nachrichten löschen” wählen
                      warten

                       

                      (Synchronisierung mit GDrive)

                      Lokale Ordner mit Cloud (GDrive) synchronisieren mit Programm Back-Up & Sync von Google

                        Um Ordner synchronisieren zu können, müssen diese im Drive (drive.google.com) mit dem geteilte-Ordner-Symbol unter "Meine Ablage" erscheinen

                          dazu: Ordner aus "Für mich freigegeben" anklicken, Shift + Z drücken: im Auswahlfenster zu "Meine Ablage" hinzufügen

                            im Desktop-Programm Back-Up & Sync von Google > ⋮ > Einstellungen ...:

                              hier können die Ordner, die mit der Cloud synchronisiert werden sollen, ausgewählt werden,
                              z. B. ZKB / 99_Archiv / Archiv E-Mail / [✔] Anhänge 2018

                              dieser Ordner wird mit einem Ordner auf dem Rechner des Ausführenden synchronisiert

                              nachdem der Haken zur Synchronisierung des Ordners entfernt wurde, wird der Ordner auf dem Rechner des Ausführenden automatisch gelöscht, die Daten bleiben aber in der Cloud

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