Prozess E-Mail-Archivierung
Stand: 2020-11-182021-04-28 // Version: 1.12 // Clemens + Felix
Problem
- E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
- zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)
Ziel
- E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
- Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
- Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)
Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.
offene Fragen
ist der Anhang-Archivierungsprozess sinnvoll?Alternative: wichtige Anhänge täglich, bei Empfang der E-Mails, im entsprechenden Ordner ablegen – benötigt Verständnis bei allen, dass E-Mail-Postfach kein Archiv ist (= alle Anhänge landen in Zukunft im Papierkorb) ...Wer wäre zuständig dafür im hektischen Tagesgeschäft? Wie wird sichergestellt, dass die Arbeit der „Einordnung“ nicht doppelt gemacht wird?
gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für geschäftliche „Post“: 10 Jahrekeine Veränderung der Dateien erlaubtprofessionelle Archivierung
Welche Mails sind steuerlich relevant? Würde es z.B. reichen, dokumente@ / rechnung@ auf professionelle Weise zu archivieren?
pragmatischer Grauzonen-Prozess
- E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
- große Anhänge werden „abgetrennt“
=- abspeichern
denim Mail-Archiv-Ordner in der Cloudgelegt
- automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung
// z.B.2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
- automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
- = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
- nach Ablage: Anhang löschen
in - abspeichern
archivierte Anhänge wieder auffinden:
- Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
- Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden
Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin
ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX
Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org
HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX
Technische Umsetzung
Mail-Programm Thunderbird (Achtung: die ältere Version 68 wird benötigt) + Add-On AttachmentExtractor Continued (Achtung: Entwicklung eingestellt, nicht für Thunderbird 78+ verfügbar)
imPostfach > Archiveinen Ordner "2018" (oder vergleichbar) anlegen (oder eine beliebige Mail des Jahres auswählen, dannRechtsklick > Archivieren), mittels Filter (oder durch Sortierung nach Datum) entsprechende Mails dort archivierenim Archiv-Ordner den Reiter “Größe” hinzufügennach Größe (absteigend ▼) sortierenDateien ≥100 KB markierenRechtsklick > AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten > In Favoritenordner > [Passender Ordner]wählenwartenprüfen
verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!)
Anhänge hochladen (perCyberduck)verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!)
Anhänge aus dem E-Mail-Postfach löschen:im Thunderbird erneut markieren und rechts klicken, “AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten / Anhänge ausgewählter Nachrichten löschen” wählenwarten
(Synchronisierung mit GDrive)
Lokale Ordner mit Cloud (GDrive) synchronisieren mit Programm Back-Up & Sync von Google
Um Ordner synchronisieren zu können, müssen diese im Drive (drive.google.com) mit dem geteilte-Ordner-Symbol unter "Meine Ablage" erscheinen
dazu: Ordner aus "Für mich freigegeben" anklicken,Shift + Zdrücken: im Auswahlfenster zu "Meine Ablage" hinzufügen
im Desktop-ProgrammBack-Up & Sync von Google>⋮>Einstellungen ...:hier können die Ordner, die mit der Cloud synchronisiert werden sollen, ausgewählt werden,z. B.ZKB / 99_Archiv / Archiv E-Mail / [✔] Anhänge 2018
dieser Ordner wird mit einem Ordner auf dem Rechner des Ausführenden synchronisiertnachdem der Haken zur Synchronisierung des Ordners entfernt wurde, wird der Ordner auf dem Rechner des Ausführenden automatisch gelöscht, die Daten bleiben aber in der Cloud