Prozess E-Mail-Archivierung
Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens
Problem
- E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
- zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)
Ziel
- E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
- Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
- Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)
Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.
pragmatischer Grauzonen-Prozess
- E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
- große Anhänge werden „abgetrennt“
- abspeichern im Mail-Archiv-Ordner in der Cloud
- automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung
// z.B.2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
- automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
- = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
- nach Ablage: Anhang löschen
- abspeichern im Mail-Archiv-Ordner in der Cloud
archivierte Anhänge wieder auffinden:
- Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
- Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden
Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin
ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX
Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org
HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX
No Comments