Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2021-04-28 // Version: 1.2 // Clemens

Problem

• E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
• zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

Ziel

• E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
• Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
• Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen "professionellen Archivierung" kompatibel.

pragmatischer Grauzonen-Prozess

• E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
• große Anhänge werden „abgetrennt“
  • abspeichern im Mail-Archiv-Ordner in der Cloud
    
    • automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
      Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
    • YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung // z.B.
    • 2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
  • = die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden
  • nach Ablage: Anhang löschen

archivierte Anhänge wieder auffinden:

1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX