Skip to main content

Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2020-04-24 // Version: 1.0 // Clemens + Felix

Problem

  • E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
  • zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

Ziel

  • E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
  • Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
  • Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen (siehe unten) "professionellen Archivierung" gleichsetzbar.kompatibel.

offene Fragen

    ist der Anhang-Archivierungsprozess sinnvoll?
      Alternative: wichtige Anhänge täglich, bei Empfang der E-Mails, im entsprechenden Ordner ablegen – benötigt Verständnis bei allen, dass E-Mail-Postfach kein Archiv ist (= alle Anhänge landen in Zukunft im Papierkorb) ...
        Wer wäre zuständig dafür im hektischen Tagesgeschäft? Wie wird sichergestellt, dass die Arbeit der „Einordnung“ nicht doppelt gemacht wird? gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für geschäftliche „Post“: 10 Jahre
        • keine Veränderung der Dateien erlaubt
        • professionelle Archivierung
        Welche Mails sind steuerlich relevant? Würde es z.B. reichen, dokumente@ / rechnung@ auf professionelle Weise zu archivieren?

        Verantwortliche

        pragmatischer
          Menschen mit Thunderbird (= Clemens, Felix, Harry…)
            kann aber auch auf dem Mac installiert werden

            Grauzonen-Prozess

            • E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
            • derengroße Anhänge werden „abgetrennt“ = in den Mail-Archiv-Ordner in der Cloud gelegt
              • automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
                Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
              • YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung // z.B.
              • 2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
            • die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden

            archivierte Anhänge wieder auffinden:

            1. Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
            2. Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

            Anhang-Archiv-Ordner für vorstand@zusammenkunft.berlin

            ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

            Anhang-Archiv-Ordner für werkstatt@hausderstatistik.org

            HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX

            Technische Umsetzung

            Mail-Programm Thunderbird (Achtung: nur Version 68) + Add-On AttachmentExtractor Continued (Achtung: Entwicklung eingestellt)

            • im Postfach > Archiv einen Ordner "2018" (oder vergleichbar) anlegen (oder eine beliebige Mail des Jahres auswählen, dann Rechtsklick > Archivieren), mittels Filter (oder durch Sortierung nach Datum) entsprechende Mails dort archivieren
            • im Archiv-Ordner den Reiter “Größe” hinzufügen
            • nach Größe (absteigend ▼) sortieren
            • Dateien ≥100 KB markieren
              • Rechtsklick > AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten > In Favoritenordner > [Passender Ordner] wählen
                • warten
                • prüfen
              • verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!)
              • erneut markieren und rechts klicken, “AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten / Anhänge ausgewählter Nachrichten löschen” wählen
                • warten

            Nötige Vorarbeit

            Lokale Ordner mit Cloud (GDrive) synchronisieren mit Programm Back-Up & Sync von Google

            • Um Ordner synchronisieren zu können, müssen diese im Drive (drive.google.com) mit dem geteilte-Ordner-Symbol unter "Meine Ablage" erscheinen

            • dazu: Ordner aus "Für mich freigegeben" anklicken, Shift + Z drücken: im Auswahlfenster zu "Meine Ablage" hinzufügen

            • im Desktop-Programm Back-Up & Sync von Google > drei Punkte⋮ > Einstellungen:Einstellungen ...:

              • hier können die Ordner, die mit der Cloud synchronisiert werden sollen, ausgewählt werden,
                z. B. ZKB >/ 99_Archiv >/ Archiv E-Mail >/ [✔] Anhänge 2018

            • dieser Ordner wird mit einem Ordner auf dem Rechner des Ausführenden synchronisiert

            • nachdem der Haken zur Synchronisierung des Ordners entfernt wurde, wird der Ordner auf dem Rechner des Ausführenden automatisch gelöscht, die Daten bleiben aber in der Cloud

            Back to top