Prozess E-Mail-Archivierung

Stand: 2020-11-18 // Version: 1.1 // Clemens + Felix

Problem

E-Mail-Postfächer laufen sukzessive voll, egal ob 2 GB oder 6 GB Speicherkapazität
zusätzlicher Mailspace zubuchbar, aber relativ teuer (12€/GB und Jahr)

E-Mails und Anhänge sollen im Postfach verfügbar bleiben, ohne dieses zu "verstopfen"
Prozess, um Anhänge systematisch abzulegen und damit Speicherkapazität freizugeben
Auffindbarkeit der Anhänge im Cloudspeicher (derzeit GDrive)

Achtung: dieser Prozess ist nicht mit einer gesetzeskonformen ~~(siehe unten)~~ "professionellen Archivierung" kompatibel.

ist der Anhang-Archivierungsprozess sinnvoll?
- Alternative: wichtige Anhänge täglich, bei Empfang der E-Mails, im entsprechenden Ordner ablegen – benötigt Verständnis bei allen, dass E-Mail-Postfach kein Archiv ist (= alle Anhänge landen in Zukunft im Papierkorb) ...
  - Wer wäre zuständig dafür im hektischen Tagesgeschäft? Wie wird sichergestellt, dass die Arbeit der „Einordnung“ nicht doppelt gemacht wird?
gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für geschäftliche „Post“: 10 Jahre
- keine Veränderung der Dateien erlaubt
- professionelle Archivierung
Welche Mails sind steuerlich relevant? Würde es z.B. reichen, dokumente@ / rechnung@ auf professionelle Weise zu archivieren?

E-Mails älter als 2 Jahre werden [manuell halbjährlich? immer wenn Postfach voll?] archiviert
große Anhänge werden „abgetrennt“ = in den Mail-Archiv-Ordner in der Cloud gelegt
- automatische Benennung nach einheitlichem Schema:
  Datum/Zeit, Absender, Absender-Mail, und ursprünglicher Dateiname + Endung
- YYYY-MM-DD_HH-MM_Absender_Absender-Mail_Dateiname.Dateiendung // z.B.
- 2020-04-24_11-07_Hans Statistik_(hans@hausderstatistik.org)_Bilddateiname.jpg
die Mails bleiben im Postfach durchsuchbar, auch die Dateinamen der Anhänge bleiben lesbar, die Anhang-Datei muss aber im Archivordner gesucht werden

Datum und Uhrzeit der Mail im Postfach notieren
Archiv-Ordner aufrufen, dort nach dem Datum (YYYY-MM-DD) suchen und die entsprechende Datei finden

ZKB eG > 99_Archiv > Email vorstand@zusammenkunft.berlin > Anhänge 20XX

HAUS DER STATISTIK > 4 KOMMUNIKATION > 00 Archiv > Mail-Postfach werkstatt@ > Anhänge 20XX

Mail-Programm Thunderbird (Achtung: die ältere Version 68 wird benötigt) + Add-On AttachmentExtractor Continued (Achtung: Entwicklung eingestellt, nicht für Thunderbird 78+ verfügbar)

im Postfach > Archiv einen Ordner "2018" (oder vergleichbar) anlegen (oder eine beliebige Mail des Jahres auswählen, dann Rechtsklick > Archivieren), mittels Filter (oder durch Sortierung nach Datum) entsprechende Mails dort archivieren
im Archiv-Ordner den Reiter “Größe” hinzufügen
nach Größe (absteigend ▼) sortieren
Dateien ≥100 KB markieren
- Rechtsklick > AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten > In Favoritenordner > [Passender Ordner] wählen
  - warten
  - prüfen
- verifizieren, dass alle Anhänge erfolgreich gespeichert wurden (!)
- erneut markieren und rechts klicken, “AE Abtrennen aus gewählten Nachrichten / Anhänge ausgewählter Nachrichten löschen” wählen
  - warten

Lokale Ordner mit Cloud (GDrive) synchronisieren mit Programm Back-Up & Sync von Google

Um Ordner synchronisieren zu können, müssen diese im Drive (drive.google.com) mit dem geteilte-Ordner-Symbol unter "Meine Ablage" erscheinen

dazu: Ordner aus "Für mich freigegeben" anklicken, Shift + Z drücken: im Auswahlfenster zu "Meine Ablage" hinzufügen

im Desktop-Programm Back-Up & Sync von Google > ⋮ > Einstellungen ...:
- hier können die Ordner, die mit der Cloud synchronisiert werden sollen, ausgewählt werden,
  z. B. ZKB / 99_Archiv / Archiv E-Mail / [✔] Anhänge 2018
dieser Ordner wird mit einem Ordner auf dem Rechner des Ausführenden synchronisiert
nachdem der Haken zur Synchronisierung des Ordners entfernt wurde, wird der Ordner auf dem Rechner des Ausführenden automatisch gelöscht, die Daten bleiben aber in der Cloud